【審計(jì)實(shí)務(wù)】?jī)?nèi)部審計(jì)溝通:5大常見問題、對(duì)應(yīng)改進(jìn)措施(內(nèi)部審計(jì)溝通技巧)
一、內(nèi)部審計(jì)溝通的常見問題
1.審計(jì)主體角度存在的問題
內(nèi)部審計(jì)主體一般是部門、單位內(nèi)部專職審計(jì)人員。從內(nèi)部審計(jì)主體角度看,內(nèi)部審計(jì)溝通常見問題如下:
(1)傳統(tǒng)審計(jì)觀念限制了溝通
內(nèi)部審計(jì)人員認(rèn)為自己是受領(lǐng)導(dǎo)委托,奉旨辦事,也就是有權(quán)進(jìn)行審計(jì),審計(jì)對(duì)象應(yīng)該無理由配合,甚至?xí)宫F(xiàn)出高高在上的態(tài)度,給被審計(jì)者造成不好的感受。而在被審計(jì)部門眼里,內(nèi)審人員就只是單純的來找茬的,對(duì)其產(chǎn)生的抵觸心理相應(yīng)而生,雙方順利有效的溝通就成為了難上加難。
內(nèi)部審計(jì)不同于政府審計(jì)和社會(huì)審計(jì)的獨(dú)特定位,要求內(nèi)部審計(jì)人員在具備一定的溝通能力和技巧的同時(shí)主動(dòng)、積極的進(jìn)行審計(jì)溝通,以及時(shí)、正確的獲取被審計(jì)單位的信息、意見,化解雙方矛盾,促進(jìn)被審計(jì)者認(rèn)真對(duì)待審計(jì)結(jié)果和審計(jì)建議,推動(dòng)審計(jì)整改。當(dāng)下還是有少數(shù)內(nèi)部審計(jì)人員停留在傳統(tǒng)的審計(jì)觀念上,認(rèn)為自己奉命辦事,以上位者、“監(jiān)察員”的自我定位與審計(jì)對(duì)象交流,執(zhí)行審計(jì)工作過于強(qiáng)硬,也就容易與被審計(jì)者產(chǎn)生矛盾甚至是沖突,激起被審計(jì)者強(qiáng)烈不滿,致使審計(jì)取證艱難,審計(jì)關(guān)系惡化,工作進(jìn)展困難。
(2)內(nèi)部審計(jì)人員的能力欠缺,妨礙了內(nèi)部審計(jì)中的溝通
內(nèi)審人員在審計(jì)溝通中往往處于主動(dòng)地位,但是有些內(nèi)部審計(jì)人員其溝通能力有限,導(dǎo)致溝通效果欠佳。例如內(nèi)審人員因說話沒有禮貌,語(yǔ)氣囂張惹怒被審部門領(lǐng)導(dǎo),領(lǐng)導(dǎo)拒絕配合審計(jì)工作導(dǎo)致內(nèi)審人員無法順利了解情況,審計(jì)人員成為最大輸家。
此外,目前不少內(nèi)部審計(jì)人員由于專業(yè)、年齡等原因,接受新知識(shí)、學(xué)習(xí)新技能的能力有限,導(dǎo)致在與被審計(jì)者溝通時(shí)談?wù)摰骄唧w專業(yè)業(yè)務(wù)方面不能作出準(zhǔn)確的職業(yè)判斷;由于未曾學(xué)習(xí)過心理學(xué)相關(guān)的專業(yè)知識(shí),對(duì)溝通中的面部表情或微動(dòng)作等觀察不足,或是個(gè)人語(yǔ)言表達(dá)能力有限,缺乏有效溝通手段,導(dǎo)致在實(shí)際溝通中不能有效的獲取審計(jì)線索,事半功倍。
2.審計(jì)客體角度存在的問題
內(nèi)部審計(jì)對(duì)象是指內(nèi)部審計(jì)行為的客體。從審計(jì)客體角度,內(nèi)部審計(jì)溝通常見問題如下:
(1)內(nèi)部審計(jì)工作不規(guī)范影響審計(jì)溝通
目前內(nèi)部審計(jì)工作已有相關(guān)明確指引和規(guī)范,但仍有不少單位內(nèi)部審計(jì)工作未按規(guī)定建立適用體系。比如,審計(jì)進(jìn)點(diǎn)會(huì)議作為審計(jì)雙方的初次交鋒,不僅利于審計(jì)人員對(duì)被審單位作出初步判斷,也利于建立良好的業(yè)務(wù)和人際關(guān)系,但存在一些單位取消了審計(jì)進(jìn)點(diǎn)會(huì)議。同理,一些必要的審計(jì)環(huán)節(jié)被取消,只會(huì)妨礙審計(jì)工作的開展,導(dǎo)致審計(jì)效率低下,事半功倍。
(2)被審部門不配合致使溝通困難
內(nèi)部審計(jì)具有監(jiān)督職能與服務(wù)職能,監(jiān)督職能目前得到普遍認(rèn)可,但對(duì)于內(nèi)部審計(jì)的服務(wù)職能,目前許多職能部門仍存疑、不理解也不認(rèn)可,依然認(rèn)為內(nèi)部審計(jì)只是查錯(cuò)防弊。理論上審計(jì)雙方的最終目的都是為了改善經(jīng)營(yíng)、完善控制,但在審計(jì)過程中的雙方短期利益可能并不相同,被審計(jì)者因害怕被通報(bào)批評(píng)或處分,擔(dān)心問題被查出從而受到領(lǐng)導(dǎo)責(zé)備,損害個(gè)人或部門利益,往往拒絕提供真實(shí)信息或拒絕審計(jì)整改,也就導(dǎo)致在審計(jì)溝通中,內(nèi)審人員可能會(huì)遭到隱瞞信息、拒絕透露真實(shí)情況等現(xiàn)象。
(3)產(chǎn)生分歧時(shí)處理不當(dāng)隔斷了內(nèi)部審計(jì)中的溝通
內(nèi)部審計(jì)中審計(jì)主體與客體間的利益并非完全一致,尤其在短期利益上,因此雙方有矛盾是正常的,但處理不當(dāng)就會(huì)形成人際關(guān)系的危機(jī),使溝通環(huán)境惡化,審計(jì)工作無法繼續(xù)進(jìn)行。如爭(zhēng)鋒相對(duì),僵持不讓;拒絕溝通,各執(zhí)一詞等現(xiàn)象均是對(duì)矛盾處理不當(dāng)?shù)慕Y(jié)果,這些情況下審計(jì)溝通甚至?xí)耆?/span>
二、解決內(nèi)部審計(jì)溝通常見問題的應(yīng)對(duì)措施
為解決上述提到的內(nèi)部審計(jì)溝通常見問題,進(jìn)一步提高內(nèi)部審計(jì)工作效率,筆者建議從以下幾個(gè)方面采取措施:
1.轉(zhuǎn)變思想觀念,突出溝通重點(diǎn)
在以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向的審計(jì)模式下,內(nèi)審人員要打破傳統(tǒng)思維,培養(yǎng)、提高事前分析預(yù)測(cè)能力與事中控制能力。與相關(guān)職能部門進(jìn)行溝通交流則是事前分析的重要環(huán)節(jié),也是事前分析能力的重要體現(xiàn),通過溝通盡可能發(fā)現(xiàn)被審計(jì)部門的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),并采取相應(yīng)的降低風(fēng)險(xiǎn)的措施,由此通過事中控制的方式完成風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向?qū)徲?jì)的目標(biāo)。這種審計(jì)模式要求內(nèi)部審計(jì)人員不能再局限于傳統(tǒng)審計(jì)觀念,需要進(jìn)一步認(rèn)識(shí)審計(jì)溝通在開展內(nèi)部審計(jì)工作中的重要意義,在溝通中圍繞重點(diǎn),注意與審計(jì)對(duì)象的和諧關(guān)系,與被審計(jì)單位、部門、人員建立友善協(xié)調(diào)的人際關(guān)系。
因此,審計(jì)人員不能高高在上,要以平等、尊重的溝通態(tài)度面對(duì)被審計(jì)對(duì)象,盡可能緩和、消除矛盾,化阻力為動(dòng)力,推動(dòng)內(nèi)部審計(jì)工作的順利開展。
2.正確認(rèn)識(shí)內(nèi)審職能,充分發(fā)揮溝通效能
內(nèi)部審計(jì)人員需要明白,內(nèi)部審計(jì)工作的目的不再局限于檢查和發(fā)現(xiàn)被審計(jì)部門的錯(cuò)誤,還要為組織治理和風(fēng)險(xiǎn)管理服務(wù)。因此,審計(jì)人員在溝通中要時(shí)刻以溝通能夠順利進(jìn)行為最重要的目標(biāo),可以通過一定的溝通交流手段來緩和人際關(guān)系,從而確保溝通能夠進(jìn)行。
此外,單位部門內(nèi)部需要重視內(nèi)部審計(jì)重要性的相關(guān)宣傳工作,讓更多部門和人員認(rèn)識(shí)到內(nèi)部審計(jì)是服務(wù)于職能部門的,它能有效協(xié)助單位各職能部門發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤和缺陷,完善控制制度體系和提高組織風(fēng)險(xiǎn)管理水平,降低各項(xiàng)業(yè)務(wù)中的風(fēng)險(xiǎn),一定程度上減少部門損失,在最終目標(biāo)上雙方是一致的,而非是對(duì)立關(guān)系,無需保持僵硬關(guān)系。在此之上使單位各部門、人員更理解內(nèi)部審計(jì)部門的工作,提高對(duì)內(nèi)部審計(jì)部門的信任,拉近彼此關(guān)系,以更積極的態(tài)度配合內(nèi)部審計(jì)部門的工作,互利共贏,最終實(shí)現(xiàn)內(nèi)部審計(jì)的增值,提高被審單位的競(jìng)爭(zhēng)力。
3.提高內(nèi)審人員溝通能力
內(nèi)審人員在審計(jì)溝通方面的經(jīng)驗(yàn)、采取的溝通方式、技巧,即溝通能力直接影響著內(nèi)部審計(jì)溝通效果的好壞,決定審計(jì)結(jié)果以及審計(jì)建議是否能順利得到被審計(jì)部門的認(rèn)可與采納。審計(jì)溝通是否有效是審計(jì)人員業(yè)務(wù)能力和綜合素養(yǎng)的重要體現(xiàn),同時(shí)也是內(nèi)審人員開展審計(jì)工作不可或缺的一環(huán),是化解矛盾的緩沖帶,更是一門語(yǔ)言藝術(shù)。內(nèi)審人員在溝通時(shí)需要將自己定位為一個(gè)謙虛的咨詢學(xué)習(xí)者,而不是強(qiáng)硬的盤問者,所以審計(jì)人員需學(xué)習(xí)一些心理學(xué)的簡(jiǎn)單知識(shí),學(xué)會(huì)謙遜聆聽。正確的的溝通需要互相尊重的心態(tài),不能使用指責(zé)性或強(qiáng)制性語(yǔ)氣,如果把自我位置擺得太高,語(yǔ)氣過于強(qiáng)硬,會(huì)給溝通對(duì)象造成心理壓力,影響其正常交流而阻礙溝通?;ハ嘧鹬睾屠斫馐怯行贤ǖ闹匾疤?,恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣、語(yǔ)調(diào)則是緩解溝通氣氛的重要手段。
溝通技巧主要有以下要點(diǎn):
一是保持客觀立場(chǎng)。內(nèi)部審計(jì)部門歸根到底是組織內(nèi)部的職能部門,不可能要求其審計(jì)職能完全獨(dú)立于被審部門。內(nèi)部審計(jì)的最終目標(biāo)是使組織實(shí)現(xiàn)增值,這樣的職能定位決定了內(nèi)審人員在執(zhí)行工作時(shí)應(yīng)當(dāng)采取的溝通立場(chǎng),即在保持客觀的同時(shí)不能“一刀切”,要給予被審計(jì)部門、人員解釋問題、現(xiàn)象的機(jī)會(huì),以相互理解的態(tài)度處理問題,整改錯(cuò)誤。
二是學(xué)會(huì)耐心傾聽。內(nèi)部審計(jì)師傾聽是為了獲得有效的信息,作為傾聽者的內(nèi)部審計(jì)師應(yīng)該表現(xiàn)出對(duì)講話人所講內(nèi)容的高度關(guān)注,要像傾聽事實(shí)一樣注意聽出講話人所包含的感情,不要妄加評(píng)論和判斷。
三是合理選擇溝通時(shí)機(jī)。內(nèi)審人員需要選擇一個(gè)利于溝通順利進(jìn)行的時(shí)間與環(huán)境實(shí)施審計(jì)溝通,不能選擇充滿干擾因素的場(chǎng)合,比如溝通對(duì)象正在忙碌、因病身體欠佳等,這些因素都會(huì)影響溝通效率與效果。
4.建立、完善有效溝通體系
首先,內(nèi)審人員需積極與被審計(jì)單位主要領(lǐng)導(dǎo)溝通。這些單位、部門的主要領(lǐng)導(dǎo)一般掌握著最全面的信息,通過與其溝通,內(nèi)審人員可以快速形成對(duì)被審部門、單位的初步認(rèn)識(shí)。并且與主要領(lǐng)導(dǎo)溝通可以全面了解主管人員關(guān)注的重要問題,在開展審計(jì)工作利于獲取審計(jì)線索,通過溝通拉近與主管人員的人際關(guān)系,也利于審計(jì)工作得到單位和部門的支持、配合,從而順利開展審計(jì)工作、降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。
其次,內(nèi)審人員也要把握機(jī)會(huì),與被審計(jì)單位的普通員工溝通。普通員工的個(gè)人利益并不一定與主管人員一致,其提供的信息有時(shí)能為獲取重要證據(jù)提供隱藏線索,拓展審計(jì)人員的思路。
最后,內(nèi)審人員還應(yīng)加強(qiáng)與其他相關(guān)職能部門的溝通,多渠道獲取審計(jì)證據(jù)。溝通不僅要縱向深入,還要橫向擴(kuò)散,單位其他職能部門與被審計(jì)部門可能存在著制約關(guān)系,由于一些部門的利益不相同,彼此之間沒有打掩護(hù)的必要性,審計(jì)人員從其他部門獲取的信息可能就要比被審計(jì)部門獲取的信息更加真實(shí)有效。另一方面,從審計(jì)結(jié)果利用的角度來看,通過溝通使不同部門了解問題部門的處理方式與結(jié)果,一定程度上可以提高審計(jì)的預(yù)防性作用,減少不同部門的相同錯(cuò)誤。
三、總結(jié)思考
內(nèi)部審計(jì)人員是內(nèi)部審計(jì)職責(zé)的履行者,身負(fù)評(píng)價(jià)、改善組織風(fēng)險(xiǎn)管理、完善內(nèi)部控制、幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)的神圣任務(wù)。審計(jì)人員萬(wàn)不可把這“尚方寶劍”流露于自己的言語(yǔ)中。
良好的溝通能讓審計(jì)主體與客體獲得相互尊重,一個(gè)謙和的審計(jì)人員無疑會(huì)受到被審計(jì)對(duì)象的敬重。審計(jì)工作的開展建立在審計(jì)主體與客體的相互支持與配合的基礎(chǔ)上,而積極的支持配合源于良好、有效的溝通交流。
內(nèi)部審計(jì)工作是一門管理藝術(shù),建立和諧共贏的內(nèi)部審計(jì)的人際關(guān)系,才會(huì)讓審計(jì)工作順風(fēng)順?biāo)?、乘風(fēng)破浪、成功到達(dá)勝利的彼岸,更合適的溝通技巧需要審計(jì)人員的共同學(xué)習(xí),更多的溝通問題也需要審計(jì)人員共同探討。
內(nèi)容來源:《審計(jì)觀察》雜志、內(nèi)審網(wǎng)
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