公司會議管理制度

1.目的

為落實(shí)會議跟進(jìn)事項(xiàng)和效率，共享相關(guān)資源信息，協(xié)調(diào)公司各部門的管理工作銜接，追蹤工作進(jìn)度，落實(shí)會議執(zhí)行情況,特制定本管理制度。

2.公司會議級別分類及會議內(nèi)容

公司會議級別按層級可分為：股東會議、高管會議、全員會議、部門主管會議、部門級會議、專題會（好建議、投訴會、月度之星、KPI等）、專項(xiàng)會議；其中除專項(xiàng)會議外，其它都定義為例行會議。例行會議原則上都要固定時(shí)間點(diǎn)。

2.1股東會議：由公司董秘或董事長主持，全體股東參加。每年12月開。

2.2高管會議：由總經(jīng)理主持，各部門經(jīng)理級以上人員參加。

2.3公司級會議

2.3.1部門主管會議。行政人事部主管主持。每月一次，各部門主管或核心崗位骨干人員參加。每月第一周召開。會議內(nèi)容如下：

1）上次會議問題的跟蹤、關(guān)閉及交接。

2）上月工作總結(jié)，包括上月重點(diǎn)工作的完成情況及進(jìn)度說明，工作中存在的問題，以及具體的改進(jìn)措施、解決辦法或需要配置的資源，其它常規(guī)或臨時(shí)性工作的進(jìn)度說明。

3）本月或下階段的工作計(jì)劃及安排，包括上月未完成的工作轉(zhuǎn)入本階段的完成時(shí)限及具體安排；其他部門配合的事項(xiàng)，以及需要協(xié)助其它部門的工作等。

4）主管會議重點(diǎn)討論是公司級事項(xiàng)或跨部門協(xié)調(diào)相關(guān)的事項(xiàng)；其中包括：跨公司多個(gè)部門事項(xiàng)；在公司有共性的事項(xiàng)；重要事項(xiàng)；部門間有爭議事項(xiàng)；以及在會議上可提出或反映公司的任何問題和事項(xiàng)，對此類問題根據(jù)緊急程度和議題內(nèi)容來決定是否在會議中討論，不探究提出問題的對與錯，所有的問題都會選擇合理化的方式來回復(fù)、跟蹤、處理及關(guān)閉。

5）傳達(dá)公司企業(yè)文化、管理精神、重大事項(xiàng)、重要培訓(xùn)及各部門本階段工作檢討布置。

2.3.2全員會議。（負(fù)責(zé)部門：行政人事部）每月一次，由各部門負(fù)責(zé)人輪換主持，全體員工參加。每月第二周的周一早上。

2.3.2.1全員會議內(nèi)容：主要講解企業(yè)文化，新制度及重要制度培訓(xùn)講解，上月月度之星或先進(jìn)員工、部門表彰，公司政策（行政文件）發(fā)布或重大變更等。

2.3.3 KPI會議、投訴會議、好建議評審會議及月度之星評選會議由行政人事部主持。每月一次，各部門主管及相關(guān)人員參加。

2.3.3.1 KPI會議。（負(fù)責(zé)部門：質(zhì)管部）

1）各部門主管每年年末依據(jù)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)結(jié)合部門責(zé)任，制定出部門級（或事業(yè)部直屬科室）年度KPI指標(biāo)，質(zhì)管部負(fù)責(zé)整合并將指標(biāo)分解到年度/每季度/每月考核周期。

2）質(zhì)管部根據(jù)KPI考核的周期每月對KPI完成情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，各部門負(fù)責(zé)人在部門月度報(bào)告中對KPI未達(dá)標(biāo)項(xiàng)進(jìn)行分解報(bào)告并發(fā)郵件給質(zhì)管存檔。部門負(fù)責(zé)人

在KPI會部門負(fù)責(zé)人在KPI會議中對未達(dá)標(biāo)項(xiàng)進(jìn)行分析檢討及給出改善方案。

2.3.3.2好建議會議內(nèi)容。（負(fù)責(zé)部門：行政人事部）

1）對上月被各部門主管審核需討論的建議進(jìn)行綜合評審是否采納；

2）對采納的建議確定責(zé)任人及預(yù)計(jì)完成時(shí)間；

3）對未采納的問題但屬改善項(xiàng)目制定跟進(jìn)人及預(yù)計(jì)完成時(shí)間；

4）對采納建議和改善項(xiàng)目完成跟進(jìn)并及時(shí)關(guān)閉；

5）每月對好建議及評審結(jié)果張貼公布；

6）每年年末對本年度的好建議進(jìn)行最終評選。

2.3.3.3投訴會議（每月月初完成）。（負(fù)責(zé)部門：質(zhì)管部）

1）對上月投訴內(nèi)容匯總分析；

2）對投訴結(jié)果責(zé)任判定有爭議的最終定案；

3）對重新定案的《糾正預(yù)防措施處理單》進(jìn)行跟進(jìn)直到關(guān)閉；

4）每年度對所有的投訴進(jìn)行歸納總結(jié)，制定公司改善推進(jìn)方案。

2.4項(xiàng)目/專項(xiàng)會議：（相關(guān)部門或人員主持，按需要臨時(shí)通知會議及參會人員）

2.4.1一般是針對緊急或者重要事項(xiàng)，由當(dāng)事任意部門組織相關(guān)人員進(jìn)行會議。如果是例行緊急事項(xiàng)，只需要求直接對接負(fù)責(zé)人參會即可；如果是重要事項(xiàng)或者對公司影響較大的事項(xiàng)，可視情形要求不同級別的主管參會。

2.4.2如會議只是探討或者知會問題，可不做記錄；如果是重要須后續(xù)跟進(jìn)的，可做好記錄，要求當(dāng)事方簽字確認(rèn)后納入部門或者公司跟蹤制程，如果來不及簽字確認(rèn)可以做好會議記錄后發(fā)郵件并抄送監(jiān)督部門。納入跟蹤制程的必須要明確跟進(jìn)事項(xiàng)、跟進(jìn)方案、責(zé)任人、責(zé)任時(shí)間及責(zé)任結(jié)果。

2.5部門級會議：（各部門主管組織安排，根據(jù)各部門的實(shí)際情況通知參會時(shí)間和參會人員，可選擇月例會，周例會，日例會）

2.5.1公司架構(gòu)的主要部門，每月必須至少組織一次部門例會，除了解決部門問題，還要推動部門持續(xù)性改善和進(jìn)步，并做好上傳下達(dá)的工作。對傳達(dá)公司或上級的紀(jì)要記入會議記錄，對部門人員反映的公司問題記錄并向上報(bào)備.

3.會議要求

3.1會議時(shí)間控制：公司月例會時(shí)間控制在2小時(shí)以內(nèi)，部門月例會時(shí)間控制在1小時(shí)，周例會時(shí)間控制在30分鐘以內(nèi)，日例會在無特殊情況的情況下時(shí)間控制在15分鐘以內(nèi)。

3.2會議計(jì)劃、策劃：

3.2.1公司級會議如果有固定的時(shí)間，要求主持部門提前3天例行通知知會；如果沒有固定時(shí)間或者時(shí)間變更，要求主持部門提前3天通知，通知注明召開形式、地點(diǎn)、時(shí)間，并統(tǒng)一報(bào)備綜合管理部。如果會議必須要某個(gè)部門或者人員參加，請?jiān)谕ㄖ跋刃写_認(rèn)。如因特殊情況會議時(shí)間緊急，務(wù)必要一對一電話通知。

3.2.2重要的會議事項(xiàng)提前發(fā)送給會議通知人，由會議通知人提前發(fā)送相關(guān)參會人員準(zhǔn)備；如對會議事項(xiàng)要求征詢意見的，要求參會人盡量在參會前提出意見，提高會議效率。

3.2.3針對無法按時(shí)回公司的參會人員，但會議中需要其匯報(bào)或需其跟進(jìn)的事項(xiàng)，可采用電話會議的方式進(jìn)行（現(xiàn)階段可以直接采用直接撥打電話外音的方式進(jìn)行）。

3.2.4如果參會人不能參會也不能參加電話會議的，會議主持部門可提出要求，參會人必須委派代理人參會。

3.3會議紀(jì)律

3.3.1參會人員進(jìn)入會議室前提前將工作交接安排，同時(shí)將手機(jī)設(shè)置成靜音模式或飛行模式，禁止會議中接打電話，翻看手機(jī)，非特別緊急事項(xiàng)不得中途離席。

3.3.2違反會議紀(jì)律處罰：

①　公司級會議遲到每遲到一分鐘樂捐50元；

②　無故或者不出席未獲準(zhǔn)請假樂捐200元；

③　自己不能參加需要安排代理人入會而未安排的樂捐100元；

④　電話或信息鈴響每次樂捐50元；

⑤　非特別緊急事項(xiàng)的無故離席、早退每次樂捐50元，特別緊急事項(xiàng)在會議時(shí)間內(nèi)不處理就會誤事的（如公司內(nèi)員工有緊急項(xiàng)目處置、緊急或重大的電話接聽等）除外；

⑥　除以上處理，如果情節(jié)嚴(yán)重影響公司紀(jì)律的，對照公司獎懲制度追加處理。

3.4會議時(shí)間每超過2小時(shí)，建議中途休息10分鐘。

3.5會議記錄

3.5.1會議記錄需包含：本月問題解決和工作總結(jié)，下月工作安排，重點(diǎn)討論內(nèi)容和會議形成的決議，具體事項(xiàng)均要有責(zé)任人（部門）及預(yù)計(jì)完成時(shí)間。

3.5.2例行會議均要求有專人記錄，并對會議提出須解決的問題明確責(zé)任人、責(zé)任時(shí)間及責(zé)任結(jié)果，并在會后進(jìn)行跟蹤直到問題關(guān)閉。

3.5.3公司級會議記錄由會議主持部門負(fù)責(zé)專人記錄，會議整理完成后安排參會人員及相關(guān)人員傳閱。

3.5.4公司級會議決議的重要事項(xiàng)和重要管理精神由各部門負(fù)責(zé)人于會議記錄發(fā)出后3個(gè)工作日內(nèi)傳達(dá)至下級，并逐層傳至每一位員工，并須提交傳達(dá)依據(jù)（如會議記錄或者文件傳閱簽名單）。

3.5.5會議記錄發(fā)出時(shí)間：

①　股東會議的會議記錄在會議結(jié)束同時(shí)發(fā)出傳閱簽名。

②　高管會議的會議記錄在會議結(jié)束后次日下班前發(fā)出傳閱簽名。

③　公司級會議記錄在會議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)發(fā)出傳閱簽名。

④　專項(xiàng)會會議記錄如有必要在會議結(jié)束同時(shí)傳閱簽名。

⑤　部門級及其它會議記錄在會議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)出傳閱簽名。

⑥　傳閱簽名視為認(rèn)可，不能及時(shí)傳閱簽名的，用郵件方式發(fā)送，3個(gè)工作日無異議的，也視為認(rèn)可。

3.5.6公司級各種會議記錄編號及存檔歸屬綜合管理部。除已經(jīng)指明部門跟進(jìn)的（如質(zhì)管部跟進(jìn)投訴會議），均由綜合管理部負(fù)責(zé)跟進(jìn)會議未完成事項(xiàng)直至關(guān)閉。

3.6會議后跟進(jìn)事項(xiàng)

3.6.1會議中涉及到未參會人員的跟進(jìn)事項(xiàng),該部門參會主管或責(zé)任人負(fù)責(zé)上傳下達(dá)。公司級會議提出的決定事項(xiàng)，各部門必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，由部門主管負(fù)責(zé)配合并督促以確保工作落實(shí)執(zhí)行，并在下次會議前匯報(bào)完成情況。綜合管理部根據(jù)會議需跟進(jìn)事項(xiàng)，檢查各部門的會議工作安排，公司會議的精神、制度和決議的傳達(dá)情況。一經(jīng)查實(shí)未履行的部門相關(guān)人員將按（《獎懲管理制度》文件中8.1條）處罰

3.6.2每次會議前須對上次會議提出跟進(jìn)的問題做已完成的關(guān)閉交接和未完成的問題的檢討跟蹤。其中已完成問題的關(guān)閉需要有關(guān)閉的簽批程序或依據(jù)來支撐，交接是指問題的處理如果涉及流程的變更、新增或者其它關(guān)乎與會者或關(guān)聯(lián)方的關(guān)切或利益事項(xiàng)，在關(guān)閉的同時(shí)也有責(zé)任對與會者或關(guān)聯(lián)方進(jìn)行交接知會。未完成的問題，須比照公司制度進(jìn)行跟蹤和處置。

3.6.3綜合管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)會議記錄（包含部門會議記錄）問題和督查會議落實(shí)情況，并將納入對該部門主管的任職資格考核評審中。

4其它事項(xiàng)

4.1任何會議不能替代日常的暢順溝通，對于日常工作事項(xiàng)或問題，對于重大問題或重大責(zé)任問題，對于緊急有時(shí)限要求的工作事項(xiàng)或問題，無論是一對一還是跨部門，都要及時(shí)溝通，及時(shí)解決事情，達(dá)到工作結(jié)果為導(dǎo)向。

4.2會議的主要目的就是高效解決主題會議中的問題，保持公司習(xí)慣部門良性溝通和持續(xù)進(jìn)步，每個(gè)會議都有主題，都有重點(diǎn)，與本次會議無關(guān)的問題可以提出并記錄跟進(jìn)，放在平時(shí)對口部門去跟進(jìn)解決，也可放在對口會議中解決，對于不是本次會議主題中的問題或者本次會議中可能花費(fèi)較長時(shí)間也無法做出解決方案的問題，為避免浪費(fèi)無關(guān)與會者的時(shí)間，可另行組織所有當(dāng)事部門或當(dāng)事人通過專項(xiàng)會來解決。

3.3.5部門會議記錄在會議結(jié)束3日內(nèi)發(fā)送綜合管理部和上級主管，綜合管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)問題和督查會議落實(shí)情況，納入對該部門主管的任職資格考核評審中。

5.相關(guān)文件及記錄

《獎懲管理制度》 《××?xí)h記錄》