公司會(huì)議管理制度

1.目的

為落實(shí)會(huì)議跟進(jìn)事項(xiàng)和效率，共享相關(guān)資源信息，協(xié)調(diào)公司各部門(mén)的管理工作銜接，追蹤工作進(jìn)度，落實(shí)會(huì)議執(zhí)行情況,特制定本管理制度。

2.公司會(huì)議級(jí)別分類(lèi)及會(huì)議內(nèi)容

公司會(huì)議級(jí)別按層級(jí)可分為：股東會(huì)議、高管會(huì)議、全員會(huì)議、部門(mén)主管會(huì)議、部門(mén)級(jí)會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)（好建議、投訴會(huì)、月度之星、KPI等）、專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議；其中除專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議外，其它都定義為例行會(huì)議。例行會(huì)議原則上都要固定時(shí)間點(diǎn)。

2.1股東會(huì)議：由公司董秘或董事長(zhǎng)主持，全體股東參加。每年12月開(kāi)。

2.2高管會(huì)議：由總經(jīng)理主持，各部門(mén)經(jīng)理級(jí)以上人員參加。

2.3公司級(jí)會(huì)議

2.3.1部門(mén)主管會(huì)議。行政人事部主管主持。每月一次，各部門(mén)主管或核心崗位骨干人員參加。每月第一周召開(kāi)。會(huì)議內(nèi)容如下：

1）上次會(huì)議問(wèn)題的跟蹤、關(guān)閉及交接。

2）上月工作總結(jié)，包括上月重點(diǎn)工作的完成情況及進(jìn)度說(shuō)明，工作中存在的問(wèn)題，以及具體的改進(jìn)措施、解決辦法或需要配置的資源，其它常規(guī)或臨時(shí)性工作的進(jìn)度說(shuō)明。

3）本月或下階段的工作計(jì)劃及安排，包括上月未完成的工作轉(zhuǎn)入本階段的完成時(shí)限及具體安排；其他部門(mén)配合的事項(xiàng)，以及需要協(xié)助其它部門(mén)的工作等。

4）主管會(huì)議重點(diǎn)討論是公司級(jí)事項(xiàng)或跨部門(mén)協(xié)調(diào)相關(guān)的事項(xiàng)；其中包括：跨公司多個(gè)部門(mén)事項(xiàng)；在公司有共性的事項(xiàng)；重要事項(xiàng)；部門(mén)間有爭(zhēng)議事項(xiàng)；以及在會(huì)議上可提出或反映公司的任何問(wèn)題和事項(xiàng)，對(duì)此類(lèi)問(wèn)題根據(jù)緊急程度和議題內(nèi)容來(lái)決定是否在會(huì)議中討論，不探究提出問(wèn)題的對(duì)與錯(cuò)，所有的問(wèn)題都會(huì)選擇合理化的方式來(lái)回復(fù)、跟蹤、處理及關(guān)閉。

5）傳達(dá)公司企業(yè)文化、管理精神、重大事項(xiàng)、重要培訓(xùn)及各部門(mén)本階段工作檢討布置。

2.3.2全員會(huì)議。（負(fù)責(zé)部門(mén)：行政人事部）每月一次，由各部門(mén)負(fù)責(zé)人輪換主持，全體員工參加。每月第二周的周一早上。

2.3.2.1全員會(huì)議內(nèi)容：主要講解企業(yè)文化，新制度及重要制度培訓(xùn)講解，上月月度之星或先進(jìn)員工、部門(mén)表彰，公司政策（行政文件）發(fā)布或重大變更等。

2.3.3 KPI會(huì)議、投訴會(huì)議、好建議評(píng)審會(huì)議及月度之星評(píng)選會(huì)議由行政人事部主持。每月一次，各部門(mén)主管及相關(guān)人員參加。

2.3.3.1 KPI會(huì)議。（負(fù)責(zé)部門(mén)：質(zhì)管部）

1）各部門(mén)主管每年年末依據(jù)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)結(jié)合部門(mén)責(zé)任，制定出部門(mén)級(jí)（或事業(yè)部直屬科室）年度KPI指標(biāo)，質(zhì)管部負(fù)責(zé)整合并將指標(biāo)分解到年度/每季度/每月考核周期。

2）質(zhì)管部根據(jù)KPI考核的周期每月對(duì)KPI完成情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人在部門(mén)月度報(bào)告中對(duì)KPI未達(dá)標(biāo)項(xiàng)進(jìn)行分解報(bào)告并發(fā)郵件給質(zhì)管存檔。部門(mén)負(fù)責(zé)人

在KPI會(huì)部門(mén)負(fù)責(zé)人在KPI會(huì)議中對(duì)未達(dá)標(biāo)項(xiàng)進(jìn)行分析檢討及給出改善方案。

2.3.3.2好建議會(huì)議內(nèi)容。（負(fù)責(zé)部門(mén)：行政人事部）

1）對(duì)上月被各部門(mén)主管審核需討論的建議進(jìn)行綜合評(píng)審是否采納；

2）對(duì)采納的建議確定責(zé)任人及預(yù)計(jì)完成時(shí)間；

3）對(duì)未采納的問(wèn)題但屬改善項(xiàng)目制定跟進(jìn)人及預(yù)計(jì)完成時(shí)間；

4）對(duì)采納建議和改善項(xiàng)目完成跟進(jìn)并及時(shí)關(guān)閉；

5）每月對(duì)好建議及評(píng)審結(jié)果張貼公布；

6）每年年末對(duì)本年度的好建議進(jìn)行最終評(píng)選。

2.3.3.3投訴會(huì)議（每月月初完成）。（負(fù)責(zé)部門(mén)：質(zhì)管部）

1）對(duì)上月投訴內(nèi)容匯總分析；

2）對(duì)投訴結(jié)果責(zé)任判定有爭(zhēng)議的最終定案；

3）對(duì)重新定案的《糾正預(yù)防措施處理單》進(jìn)行跟進(jìn)直到關(guān)閉；

4）每年度對(duì)所有的投訴進(jìn)行歸納總結(jié)，制定公司改善推進(jìn)方案。

2.4項(xiàng)目/專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議：（相關(guān)部門(mén)或人員主持，按需要臨時(shí)通知會(huì)議及參會(huì)人員）

2.4.1一般是針對(duì)緊急或者重要事項(xiàng)，由當(dāng)事任意部門(mén)組織相關(guān)人員進(jìn)行會(huì)議。如果是例行緊急事項(xiàng)，只需要求直接對(duì)接負(fù)責(zé)人參會(huì)即可；如果是重要事項(xiàng)或者對(duì)公司影響較大的事項(xiàng)，可視情形要求不同級(jí)別的主管參會(huì)。

2.4.2如會(huì)議只是探討或者知會(huì)問(wèn)題，可不做記錄；如果是重要須后續(xù)跟進(jìn)的，可做好記錄，要求當(dāng)事方簽字確認(rèn)后納入部門(mén)或者公司跟蹤制程，如果來(lái)不及簽字確認(rèn)可以做好會(huì)議記錄后發(fā)郵件并抄送監(jiān)督部門(mén)。納入跟蹤制程的必須要明確跟進(jìn)事項(xiàng)、跟進(jìn)方案、責(zé)任人、責(zé)任時(shí)間及責(zé)任結(jié)果。

2.5部門(mén)級(jí)會(huì)議：（各部門(mén)主管組織安排，根據(jù)各部門(mén)的實(shí)際情況通知參會(huì)時(shí)間和參會(huì)人員，可選擇月例會(huì)，周例會(huì)，日例會(huì)）

2.5.1公司架構(gòu)的主要部門(mén)，每月必須至少組織一次部門(mén)例會(huì)，除了解決部門(mén)問(wèn)題，還要推動(dòng)部門(mén)持續(xù)性改善和進(jìn)步，并做好上傳下達(dá)的工作。對(duì)傳達(dá)公司或上級(jí)的紀(jì)要記入會(huì)議記錄，對(duì)部門(mén)人員反映的公司問(wèn)題記錄并向上報(bào)備.

3.會(huì)議要求

3.1會(huì)議時(shí)間控制：公司月例會(huì)時(shí)間控制在2小時(shí)以?xún)?nèi)，部門(mén)月例會(huì)時(shí)間控制在1小時(shí)，周例會(huì)時(shí)間控制在30分鐘以?xún)?nèi)，日例會(huì)在無(wú)特殊情況的情況下時(shí)間控制在15分鐘以?xún)?nèi)。

3.2會(huì)議計(jì)劃、策劃：

3.2.1公司級(jí)會(huì)議如果有固定的時(shí)間，要求主持部門(mén)提前3天例行通知知會(huì)；如果沒(méi)有固定時(shí)間或者時(shí)間變更，要求主持部門(mén)提前3天通知，通知注明召開(kāi)形式、地點(diǎn)、時(shí)間，并統(tǒng)一報(bào)備綜合管理部。如果會(huì)議必須要某個(gè)部門(mén)或者人員參加，請(qǐng)?jiān)谕ㄖ跋刃写_認(rèn)。如因特殊情況會(huì)議時(shí)間緊急，務(wù)必要一對(duì)一電話通知。

3.2.2重要的會(huì)議事項(xiàng)提前發(fā)送給會(huì)議通知人，由會(huì)議通知人提前發(fā)送相關(guān)參會(huì)人員準(zhǔn)備；如對(duì)會(huì)議事項(xiàng)要求征詢(xún)意見(jiàn)的，要求參會(huì)人盡量在參會(huì)前提出意見(jiàn)，提高會(huì)議效率。

3.2.3針對(duì)無(wú)法按時(shí)回公司的參會(huì)人員，但會(huì)議中需要其匯報(bào)或需其跟進(jìn)的事項(xiàng)，可采用電話會(huì)議的方式進(jìn)行（現(xiàn)階段可以直接采用直接撥打電話外音的方式進(jìn)行）。

3.2.4如果參會(huì)人不能參會(huì)也不能參加電話會(huì)議的，會(huì)議主持部門(mén)可提出要求，參會(huì)人必須委派代理人參會(huì)。

3.3會(huì)議紀(jì)律

3.3.1參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)議室前提前將工作交接安排，同時(shí)將手機(jī)設(shè)置成靜音模式或飛行模式，禁止會(huì)議中接打電話，翻看手機(jī)，非特別緊急事項(xiàng)不得中途離席。

3.3.2違反會(huì)議紀(jì)律處罰：

①　公司級(jí)會(huì)議遲到每遲到一分鐘樂(lè)捐50元；

②　無(wú)故或者不出席未獲準(zhǔn)請(qǐng)假樂(lè)捐200元；

③　自己不能參加需要安排代理人入會(huì)而未安排的樂(lè)捐100元；

④　電話或信息鈴響每次樂(lè)捐50元；

⑤　非特別緊急事項(xiàng)的無(wú)故離席、早退每次樂(lè)捐50元，特別緊急事項(xiàng)在會(huì)議時(shí)間內(nèi)不處理就會(huì)誤事的（如公司內(nèi)員工有緊急項(xiàng)目處置、緊急或重大的電話接聽(tīng)等）除外；

⑥　除以上處理，如果情節(jié)嚴(yán)重影響公司紀(jì)律的，對(duì)照公司獎(jiǎng)懲制度追加處理。

3.4會(huì)議時(shí)間每超過(guò)2小時(shí)，建議中途休息10分鐘。

3.5會(huì)議記錄

3.5.1會(huì)議記錄需包含：本月問(wèn)題解決和工作總結(jié)，下月工作安排，重點(diǎn)討論內(nèi)容和會(huì)議形成的決議，具體事項(xiàng)均要有責(zé)任人（部門(mén)）及預(yù)計(jì)完成時(shí)間。

3.5.2例行會(huì)議均要求有專(zhuān)人記錄，并對(duì)會(huì)議提出須解決的問(wèn)題明確責(zé)任人、責(zé)任時(shí)間及責(zé)任結(jié)果，并在會(huì)后進(jìn)行跟蹤直到問(wèn)題關(guān)閉。

3.5.3公司級(jí)會(huì)議記錄由會(huì)議主持部門(mén)負(fù)責(zé)專(zhuān)人記錄，會(huì)議整理完成后安排參會(huì)人員及相關(guān)人員傳閱。

3.5.4公司級(jí)會(huì)議決議的重要事項(xiàng)和重要管理精神由各部門(mén)負(fù)責(zé)人于會(huì)議記錄發(fā)出后3個(gè)工作日內(nèi)傳達(dá)至下級(jí)，并逐層傳至每一位員工，并須提交傳達(dá)依據(jù)（如會(huì)議記錄或者文件傳閱簽名單）。

3.5.5會(huì)議記錄發(fā)出時(shí)間：

①　股東會(huì)議的會(huì)議記錄在會(huì)議結(jié)束同時(shí)發(fā)出傳閱簽名。

②　高管會(huì)議的會(huì)議記錄在會(huì)議結(jié)束后次日下班前發(fā)出傳閱簽名。

③　公司級(jí)會(huì)議記錄在會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)發(fā)出傳閱簽名。

④　專(zhuān)項(xiàng)會(huì)會(huì)議記錄如有必要在會(huì)議結(jié)束同時(shí)傳閱簽名。

⑤　部門(mén)級(jí)及其它會(huì)議記錄在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)發(fā)出傳閱簽名。

⑥　傳閱簽名視為認(rèn)可，不能及時(shí)傳閱簽名的，用郵件方式發(fā)送，3個(gè)工作日無(wú)異議的，也視為認(rèn)可。

3.5.6公司級(jí)各種會(huì)議記錄編號(hào)及存檔歸屬綜合管理部。除已經(jīng)指明部門(mén)跟進(jìn)的（如質(zhì)管部跟進(jìn)投訴會(huì)議），均由綜合管理部負(fù)責(zé)跟進(jìn)會(huì)議未完成事項(xiàng)直至關(guān)閉。

3.6會(huì)議后跟進(jìn)事項(xiàng)

3.6.1會(huì)議中涉及到未參會(huì)人員的跟進(jìn)事項(xiàng),該部門(mén)參會(huì)主管或責(zé)任人負(fù)責(zé)上傳下達(dá)。公司級(jí)會(huì)議提出的決定事項(xiàng)，各部門(mén)必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，由部門(mén)主管負(fù)責(zé)配合并督促以確保工作落實(shí)執(zhí)行，并在下次會(huì)議前匯報(bào)完成情況。綜合管理部根據(jù)會(huì)議需跟進(jìn)事項(xiàng)，檢查各部門(mén)的會(huì)議工作安排，公司會(huì)議的精神、制度和決議的傳達(dá)情況。一經(jīng)查實(shí)未履行的部門(mén)相關(guān)人員將按（《獎(jiǎng)懲管理制度》文件中8.1條）處罰

3.6.2每次會(huì)議前須對(duì)上次會(huì)議提出跟進(jìn)的問(wèn)題做已完成的關(guān)閉交接和未完成的問(wèn)題的檢討跟蹤。其中已完成問(wèn)題的關(guān)閉需要有關(guān)閉的簽批程序或依據(jù)來(lái)支撐，交接是指問(wèn)題的處理如果涉及流程的變更、新增或者其它關(guān)乎與會(huì)者或關(guān)聯(lián)方的關(guān)切或利益事項(xiàng)，在關(guān)閉的同時(shí)也有責(zé)任對(duì)與會(huì)者或關(guān)聯(lián)方進(jìn)行交接知會(huì)。未完成的問(wèn)題，須比照公司制度進(jìn)行跟蹤和處置。

3.6.3綜合管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)會(huì)議記錄（包含部門(mén)會(huì)議記錄）問(wèn)題和督查會(huì)議落實(shí)情況，并將納入對(duì)該部門(mén)主管的任職資格考核評(píng)審中。

4其它事項(xiàng)

4.1任何會(huì)議不能替代日常的暢順溝通，對(duì)于日常工作事項(xiàng)或問(wèn)題，對(duì)于重大問(wèn)題或重大責(zé)任問(wèn)題，對(duì)于緊急有時(shí)限要求的工作事項(xiàng)或問(wèn)題，無(wú)論是一對(duì)一還是跨部門(mén)，都要及時(shí)溝通，及時(shí)解決事情，達(dá)到工作結(jié)果為導(dǎo)向。

4.2會(huì)議的主要目的就是高效解決主題會(huì)議中的問(wèn)題，保持公司習(xí)慣部門(mén)良性溝通和持續(xù)進(jìn)步，每個(gè)會(huì)議都有主題，都有重點(diǎn)，與本次會(huì)議無(wú)關(guān)的問(wèn)題可以提出并記錄跟進(jìn)，放在平時(shí)對(duì)口部門(mén)去跟進(jìn)解決，也可放在對(duì)口會(huì)議中解決，對(duì)于不是本次會(huì)議主題中的問(wèn)題或者本次會(huì)議中可能花費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間也無(wú)法做出解決方案的問(wèn)題，為避免浪費(fèi)無(wú)關(guān)與會(huì)者的時(shí)間，可另行組織所有當(dāng)事部門(mén)或當(dāng)事人通過(guò)專(zhuān)項(xiàng)會(huì)來(lái)解決。

3.3.5部門(mén)會(huì)議記錄在會(huì)議結(jié)束3日內(nèi)發(fā)送綜合管理部和上級(jí)主管，綜合管理部負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)問(wèn)題和督查會(huì)議落實(shí)情況，納入對(duì)該部門(mén)主管的任職資格考核評(píng)審中。

5.相關(guān)文件及記錄

《獎(jiǎng)懲管理制度》 《××?xí)h記錄》