導(dǎo)讀

10大經(jīng)典的項(xiàng)目管理工具：①項(xiàng)目組成員表、②項(xiàng)目范圍說明書、③Project & WBS、④項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表、⑤項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理表、⑥項(xiàng)目溝通計(jì)劃表、⑦項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要、⑧項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告、⑨項(xiàng)目變更管理表、⑩項(xiàng)目總結(jié)表。簡簡單單的10張工具表格，濃縮了項(xiàng)目管理的知識(shí)與方法。

《10大經(jīng)典的項(xiàng)目管理工具》系列，一張思維導(dǎo)圖回顧往期精彩：

項(xiàng)目范圍說明書：用好這張表，就能把項(xiàng)目講清楚，經(jīng)典的管理工具

工作結(jié)構(gòu)分解WBS表：管好項(xiàng)目的人和事，事事有人管，人人有事做

項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表，具體可執(zhí)行的工作計(jì)劃，項(xiàng)目管理不再是瞎忙

項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理表，集風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、分析、應(yīng)對(duì)、跟蹤于一體的實(shí)用工具

項(xiàng)目溝通計(jì)劃表：用好這張表，搞定干系人，才是項(xiàng)目經(jīng)理該干的事

那，此節(jié)，我們接下來分享，10大經(jīng)典的項(xiàng)目管理工具之第7張工具表《項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要》。

第七張工具表：《項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要》

做過項(xiàng)目的都會(huì)有這樣的體會(huì)，會(huì)議真是多，大大小小的各種類型的會(huì)議，每天的站會(huì)、每周的例會(huì)、每個(gè)月的匯報(bào)會(huì)議、各種專題的碰頭會(huì)議、每個(gè)階段的匯報(bào)會(huì)議、各種形式的研討會(huì)、各種交付物的評(píng)審會(huì)議、動(dòng)員會(huì)等等。

會(huì)議，從一對(duì)一的面談會(huì)議到多達(dá)幾十號(hào)人的"大會(huì)"，其實(shí)，都是一種職場中常用的溝通方式，就某個(gè)問題在一定范圍內(nèi)達(dá)成共識(shí)的過程。

項(xiàng)目經(jīng)理，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，要花80%以上的時(shí)間，用在溝通上，而，最常見的溝通方式，就是開會(huì)，可想而知，會(huì)議的重要性，甚至說，會(huì)議的效率也就成了決定項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵因素之一。

可，同時(shí)，我們也發(fā)現(xiàn)了，會(huì)議一多，這效果反而不好了，尤其是，開"大會(huì)"，開會(huì)時(shí)，討論異常激烈，可是，會(huì)后才發(fā)現(xiàn)，貌似啥也沒干成，要解決的問題，照樣還是問題，要推進(jìn)的事情，照樣停滯不前？

沒錯(cuò)，這就是《項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要》的意義，告別無效會(huì)議，讓你的項(xiàng)目會(huì)議不再白開，要過程有過程、要成果有成果！

如下示例：

《項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要》，包含了7個(gè)部分的內(nèi)容：①基本信息、②會(huì)議目標(biāo)、③參與人員、④發(fā)放材料、⑤發(fā)言記錄、⑥會(huì)議決議（核心）、⑦發(fā)放范圍。

• ①基本信息：包含，會(huì)議名稱、召集人、會(huì)議日期、開始時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、持續(xù)時(shí)間、記錄人、審核人幾項(xiàng)基本信息，主要為了標(biāo)識(shí)具體的會(huì)議，和項(xiàng)目的基本信息相似。
• ②會(huì)議目標(biāo)：每次會(huì)議，都要有具體的目標(biāo)，不然，就沒有開會(huì)的必要了。為何要開會(huì)？想獲得什么樣的成果？期望達(dá)成什么樣的效果？這些，都是會(huì)議的目標(biāo)。
• ③參與人員：都有哪些人參加了會(huì)議？他們都是以什么樣的角色參加到會(huì)議中的？各自的職責(zé)是什么？
• ④發(fā)放材料：會(huì)議前和會(huì)議中，都向與會(huì)人員展示了什么材料？演示了哪些信息？一一列出來。比如，做階段匯報(bào)時(shí)，通常要事先整理總結(jié)項(xiàng)目的階段數(shù)據(jù)，時(shí)間、進(jìn)度、成本、質(zhì)量等方面數(shù)據(jù)，做成簡報(bào)，并于會(huì)前/中，展示給與會(huì)人員等。
• ⑤發(fā)言記錄：議題有哪些？都有誰發(fā)言了，發(fā)言的主要內(nèi)容是什么？哪些達(dá)成共識(shí)了？哪些未決？這欄，不要用流水賬的方式記錄，需要會(huì)議記錄者整理歸納總結(jié)會(huì)議的過程，記錄重要人員的重要發(fā)言。
• ⑥會(huì)議決議（此為核心）：會(huì)議的總結(jié)，此會(huì)議都形成了哪些決議？決議的內(nèi)容是什么？誰是負(fù)責(zé)人？什么時(shí)候完成？要達(dá)成什么樣的效果？誰來檢查監(jiān)督？這就是，會(huì)議產(chǎn)生的具體行動(dòng)計(jì)劃，事項(xiàng)、負(fù)責(zé)人、時(shí)間點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、檢查人，每個(gè)要素都要有。
• ⑦發(fā)放范圍：會(huì)議紀(jì)要就是白紙黑字，把會(huì)議的過程和決議記錄下來，會(huì)后就要使用郵件等方式，發(fā)送給與會(huì)人員，除此之外，還要抄送此會(huì)議相關(guān)人員，如，項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)、客戶等等干系人，讓他們知曉會(huì)議的過程和產(chǎn)生的成果。

在使用《項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要》時(shí)，如下幾個(gè)要點(diǎn)：

要點(diǎn)①、記錄與紀(jì)要不一樣：會(huì)議記錄，是流水賬式的記錄會(huì)議過程，而，會(huì)議紀(jì)要，則是在記錄的基礎(chǔ)上整理總結(jié)，既突出重點(diǎn)又不失過程，所以，一般是會(huì)上用記筆記的方法記錄會(huì)議，會(huì)后專人整理會(huì)議紀(jì)要。

要點(diǎn)②、會(huì)前準(zhǔn)備 會(huì)中控制 會(huì)后跟進(jìn)：高效會(huì)議的基本流程。

• 1.會(huì)前準(zhǔn)備：會(huì)前要準(zhǔn)備好明確具體的目標(biāo)、選擇必要的與會(huì)人員、告知需要的相關(guān)材料、會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)等，并發(fā)送會(huì)議通知，告知會(huì)議相關(guān)人員；
• 2.會(huì)中控制：會(huì)議中，一定要控制會(huì)議的節(jié)奏，每個(gè)議題要清晰，要有主持引導(dǎo)，避免跑題、冗長等常見的會(huì)議問題；
• 3.會(huì)后跟進(jìn)：會(huì)后要總結(jié)、產(chǎn)生決議、形成行動(dòng)計(jì)劃，事項(xiàng)、負(fù)責(zé)人、時(shí)間點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、檢查人，各要素要齊全。

要點(diǎn)③、會(huì)議角色和職責(zé)要清晰：這是每項(xiàng)工作都該有的基礎(chǔ)，會(huì)議也要如此。召集人是誰，負(fù)責(zé)制定目標(biāo)、選擇人員、提供材料、確定時(shí)間地點(diǎn)等；主持人是誰，負(fù)責(zé)控制會(huì)議節(jié)奏、引導(dǎo)議題等；記錄人是誰，負(fù)責(zé)會(huì)議記錄和整理紀(jì)要等；主要決策人是誰，負(fù)責(zé)決策什么內(nèi)容等等，這些都要在與會(huì)人員中標(biāo)識(shí)出來。

要點(diǎn)④、未達(dá)成共識(shí)的"決議"：達(dá)成共識(shí)的決議事項(xiàng)，這部分一般不會(huì)漏，可是，有時(shí)候，種種原因，有一些事項(xiàng)未能達(dá)成共識(shí)。這些，也是決議事項(xiàng)的一部分，也要記錄形成行動(dòng)計(jì)劃。比如，誰補(bǔ)充什么樣的材料，什么時(shí)候，再次會(huì)議討論等。

要點(diǎn)⑤、開大會(huì)不如開小會(huì)：俗話說人多嘴雜，與會(huì)人員一多，達(dá)成共識(shí)就越難，所以，選擇與會(huì)人員時(shí)要慎重，并且，會(huì)前指定什么人就某個(gè)問題發(fā)表自己的觀點(diǎn)，這樣，會(huì)議的效率就不會(huì)低下。

好了，做個(gè)小結(jié)

《項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要》，高效會(huì)議的落地工具，解決了項(xiàng)目實(shí)施過程中最重要的溝通方式-會(huì)議的效率問題。做到會(huì)前充分準(zhǔn)備、會(huì)中有效控制、會(huì)后跟進(jìn)監(jiān)督，才能讓會(huì)議不白開，既有過程，還有結(jié)果！

概括如下：

• ①會(huì)前充分準(zhǔn)備：開會(huì)前要準(zhǔn)備些什么（何時(shí)、何地、何人、何事）？ 與會(huì)人員的角色與職責(zé)是什么？他們各自要準(zhǔn)備什么？對(duì)應(yīng)紀(jì)要中的基本信息、目標(biāo)、與會(huì)人員、發(fā)放材料；
• ②會(huì)中有效控制：會(huì)議的議題有哪些？哪些達(dá)成共識(shí)了？哪些未決？誰發(fā)表了什么觀點(diǎn)？對(duì)應(yīng)紀(jì)要中的，發(fā)言記錄、會(huì)議決議；
• ③會(huì)后跟進(jìn)監(jiān)督：會(huì)議產(chǎn)生了哪些行動(dòng)計(jì)劃？誰負(fù)責(zé)？什么時(shí)候完成？達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)？誰來監(jiān)督檢查？對(duì)應(yīng)紀(jì)要中決議內(nèi)容、發(fā)放范圍；

提醒：更多高效會(huì)議管理，可參考專欄中講過的“向三星學(xué)高效會(huì)議”系列文章！

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