會(huì)議管理系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)方案（會(huì)議管理系統(tǒng)介紹）

某公司會(huì)議管理系統(tǒng)方案：

一、會(huì)議管理功能 :

1、會(huì)議管理（管理員能對(duì)會(huì)議進(jìn)行修改，刪除，查看）

申請(qǐng)會(huì)議（需要提交開會(huì)需要的資料，提交后在通知會(huì)議的時(shí)候把資料發(fā)布出去）

會(huì)議審批（會(huì)議審批不通過進(jìn)行注銷）

會(huì)議類型（管理員可以增加刪除修改）

安排會(huì)議（包括安排會(huì)議室，安排開會(huì)時(shí)間）

2、發(fā)送通知（把申請(qǐng)人上傳的相關(guān)資料，開會(huì)通知一起發(fā)送到相關(guān)人員）

3、接收通知（開發(fā)平臺(tái)有已閱狀態(tài)，不考慮這一步）

4、會(huì)議記錄（管理員可以進(jìn)行增刪查改，相關(guān)人員記錄會(huì)議記錄）

5、紀(jì)要?dú)w檔（領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后把會(huì)議記錄歸檔保存）

6、會(huì)議室管理（管理員可以對(duì)會(huì)議室進(jìn)行增刪改查） 查看會(huì)議室 狀態(tài)（占用，空閑，停用，維修）

7、部門管理(管理員可以進(jìn)行增刪查改) 部門信息

8、員工管理(管理員可以進(jìn)行增刪查改) 員工信息

9、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

二、會(huì)議程序：

總經(jīng)理及各部門提出召開會(huì)議要求，由提議者確定會(huì)議主題和內(nèi)容。

1、公司級(jí)會(huì)議：會(huì)議召集人要把會(huì)議日期、內(nèi)容、議程、地點(diǎn)、參會(huì)人員名單以及會(huì)議需要的工具、資料等告知行政系統(tǒng)；行政系統(tǒng)按照會(huì)議召集人的要求，提前準(zhǔn)備相關(guān)資料，通知參會(huì)人員并整理會(huì)議室；

2、專題會(huì)議：原則上由召集人選擇會(huì)議日期、地點(diǎn)并通知參會(huì)人員，并向行政系統(tǒng)申請(qǐng)會(huì)議室和相關(guān)設(shè)施，行政系統(tǒng)根據(jù)申請(qǐng)統(tǒng)籌安排會(huì)議地點(diǎn)和進(jìn)行相應(yīng)的會(huì)議準(zhǔn)備。 根據(jù)公司會(huì)議管理制度，行政系統(tǒng)須將各種例會(huì)的時(shí)間下發(fā)各部門，以免出現(xiàn)會(huì)議沖突。

3、行政系統(tǒng)向參會(huì)人員發(fā)出《會(huì)議通知》（也可電話通知），提請(qǐng)參會(huì)人員做好會(huì)議準(zhǔn)備；

4、系統(tǒng)例會(huì)：根據(jù)例會(huì)時(shí)間安排準(zhǔn)時(shí)召開，不需要另行通知（除特殊情況外）；

行政系統(tǒng)或會(huì)議召集人會(huì)前提醒參會(huì)人員做好會(huì)議準(zhǔn)備，以免錯(cuò)過會(huì)議；行政系統(tǒng)或會(huì)議召集人做好會(huì)議前的準(zhǔn)備，包括會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備、設(shè)施準(zhǔn)備和資料準(zhǔn)備等。重點(diǎn)：會(huì)前參會(huì)人員圍繞會(huì)議主題進(jìn)行的相關(guān)準(zhǔn)備

5、標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議準(zhǔn)備要充分：相關(guān)資料發(fā)放及時(shí)，不得出現(xiàn)差錯(cuò)，設(shè)施準(zhǔn)備齊全完好等；參會(huì)人員針對(duì)會(huì)議議題做好前期方法措施和數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)備，并提前提交給會(huì)議主持人，避免無準(zhǔn)備情況下參會(huì)。 至少提前一天發(fā)出通知，提前1小時(shí)再次通知會(huì)議前5分鐘做好會(huì)議準(zhǔn)備。

6、會(huì)議過程 ：參會(huì)人員按照《會(huì)議管理制度》要求準(zhǔn)時(shí) 參加會(huì)議、簽到，并按照會(huì)議通知要求準(zhǔn)備好會(huì)議相關(guān)資料；主持人準(zhǔn)時(shí)主持召開會(huì)議，說明本次會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開會(huì)，

7、會(huì)議記錄：主題，并把握開會(huì)時(shí)間，掌握好會(huì)議秩序，參會(huì)人員應(yīng)遵守《會(huì)議管理制度》，有秩序發(fā)言；參會(huì)人員在發(fā)言時(shí)不僅要提出問題、還要提供相關(guān)數(shù)據(jù)和提出個(gè)人解決問題的建議看法；如果會(huì)議上形不成統(tǒng)一決議，主持人應(yīng)宣布休會(huì)，并確定下次會(huì)議的時(shí)間，并提請(qǐng)參會(huì)人員重新收集信息和提出新的論證依據(jù)；會(huì)議過程中記錄人應(yīng)做好會(huì)議記錄，公司 級(jí)會(huì)議由行政系統(tǒng)負(fù)責(zé)會(huì)議記錄；專題會(huì)議由會(huì)議召集部門確定的記錄人負(fù)責(zé)記錄。在無法拿出最終結(jié)論時(shí)，會(huì)議主持人應(yīng)及時(shí)提請(qǐng)休會(huì)，并定好下次會(huì)議時(shí)間，提請(qǐng)參會(huì)人員做好相關(guān)資料準(zhǔn)備，提高會(huì)議質(zhì)量和效率。

8、會(huì)議紀(jì)要(決議)跟蹤 : 會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議 記錄，并形成《會(huì)議紀(jì)要》，在會(huì)議第二天上班時(shí)將會(huì)議紀(jì)要下發(fā)各參會(huì)人員簽字確認(rèn)；部門會(huì)議結(jié)束后，記錄人應(yīng)將《會(huì)議紀(jì)要》 交行政系統(tǒng)備案；行政系統(tǒng)應(yīng)將各種會(huì)議紀(jì)要分類保管，以便查找使用；會(huì)議決議涉及的部門應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議決議 執(zhí)行，完不成或遇到問題時(shí)時(shí)應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，并說明理由和補(bǔ)救措施；行政系統(tǒng)根據(jù)會(huì)議決議對(duì)相關(guān)部門工作進(jìn) 行檢查，確保會(huì)議決議得到貫徹執(zhí)行，同時(shí)行政系統(tǒng)應(yīng)做好決議跟蹤記錄（在《會(huì)議紀(jì)要》上填寫完成情況），并及時(shí)將決議執(zhí)行情況向總經(jīng)理進(jìn)行匯報(bào)。行政系統(tǒng)負(fù)責(zé)人每月底須向總經(jīng)理書面匯報(bào)各種會(huì)議決議的總體執(zhí)行情況。

三、會(huì)議管理流程模塊：

1、會(huì)議顯示：進(jìn)入會(huì)議顯示頁面，系統(tǒng)將以列表的形式顯示近期將要召開或已經(jīng)召開的會(huì)議， 主要顯示的項(xiàng)有：會(huì)議名稱、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議時(shí)間、主辦單位、會(huì)議類型（內(nèi)部或外部）、與會(huì)人數(shù)、會(huì)議是否通過審核等基本信息。每一顯示項(xiàng)都支持排序，列表通過背景顏色來區(qū)分內(nèi)部外部會(huì)議、是否有領(lǐng)導(dǎo)參加、是否是多媒體會(huì)議等?？梢詫?duì)會(huì)議類型（比如只顯示內(nèi)部會(huì)議）、是否通過審核等進(jìn)行篩選。

2、會(huì)議添加： 添加一個(gè)內(nèi)部會(huì)議時(shí)，需要填寫會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議名稱、會(huì)議內(nèi)容簡(jiǎn)述、會(huì)議開始時(shí)間、會(huì)議結(jié)束時(shí)間、會(huì)議主辦方、會(huì)議記錄者、與會(huì)人數(shù)、與會(huì)人員或部門、是否有領(lǐng)導(dǎo)參加、是否使用多媒體設(shè)備等基本屬性。

3、會(huì)議修改： 會(huì)議申請(qǐng)人添加一個(gè)會(huì)議后，還沒有提交審核時(shí)，會(huì)議申請(qǐng)人還可以對(duì)會(huì)議的信息進(jìn)行修改，會(huì)議提交審核后，如果申請(qǐng)人還需要更改會(huì)議信息，需要聯(lián)系會(huì)議管理員，由會(huì)議管理員進(jìn)行修改，審核通過的會(huì)議在修改后，系統(tǒng)將重新發(fā)送消息通知與會(huì)人員。

4、會(huì)議刪除：與會(huì)議修改一樣，沒有提交審核的會(huì)議，會(huì)議申請(qǐng)者可以對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行刪除，會(huì)議提交審核后，如果要?jiǎng)h除會(huì)議，則需聯(lián)系會(huì)議管理員，由會(huì)議管理員進(jìn)行刪除，對(duì)審核通過的會(huì)議進(jìn)行刪除，還需要發(fā)送消息通知與會(huì)人員。

5、會(huì)議角色管理： 會(huì)議管理系統(tǒng)中涉及到得角色有： 會(huì)議的申請(qǐng)人：各部門負(fù)責(zé)申請(qǐng)會(huì)議室的人員，目前各部門只有一人。

6、會(huì)議申請(qǐng)： 外部會(huì)議不需要申請(qǐng)，內(nèi)部會(huì)議需要申請(qǐng)，用戶添加一個(gè)內(nèi)部會(huì)議后需要提交會(huì)議申請(qǐng)，會(huì)議提交申請(qǐng)后，申請(qǐng)人就不能在對(duì)會(huì)議的信息進(jìn)行修改和刪除，如需修改和刪除需要聯(lián)系會(huì)議管理員。由會(huì)議管理員進(jìn)行處理。 會(huì)議在申請(qǐng)過程中，申請(qǐng)人可以看到會(huì)議申請(qǐng)的狀態(tài)，比如：正在審核中，審核通過等。

7、會(huì)議審核：會(huì)議提交申請(qǐng)后，由會(huì)議管理員進(jìn)行集中的審核。會(huì)議管理員有會(huì)議修改、會(huì)議批準(zhǔn)、會(huì)議取消的權(quán)限。

8、會(huì)議通知：會(huì)議申請(qǐng)、會(huì)議批準(zhǔn)、會(huì)議修改等信息都會(huì)在第一時(shí)間以即時(shí)消息、短信或電子郵件等方式通知會(huì)議申請(qǐng)者或與會(huì)人員。

9、會(huì)議記錄：會(huì)議召開后，會(huì)議記錄者可以對(duì)會(huì)議進(jìn)行記錄，每個(gè)會(huì)議只能有一個(gè)會(huì)議記錄者和一份會(huì)議記錄。會(huì)議記錄不屬于發(fā)布內(nèi)容。只有申請(qǐng)人，處室領(lǐng)導(dǎo)，記錄人可以查看。 會(huì)議記錄可以和象管理公文一樣，在系統(tǒng)中進(jìn)行管理。在錄入會(huì)議記錄時(shí)，可以把會(huì)議的錄音、錄像等多媒體資料作為附件都統(tǒng)一管理起來。

10、會(huì)議紀(jì)要（決議）：會(huì)議召開后，根據(jù)會(huì)議記錄，經(jīng)常會(huì)通過會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決議、會(huì)議通告等信息給相關(guān)部門發(fā)文。

11、會(huì)議查詢：系統(tǒng)提供多種會(huì)議查詢功能，用戶可以通過會(huì)議名稱、會(huì)議地點(diǎn)、開會(huì)時(shí)間、主 辦單位等信息進(jìn)行查詢。查詢結(jié)果將以列表的形式顯示，與會(huì)議顯示的列表一致。

12、會(huì)議統(tǒng)計(jì)報(bào)表：系統(tǒng)提供多種會(huì)議的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。本項(xiàng)目中的主要統(tǒng)計(jì)報(bào)表有： 針對(duì)某個(gè)會(huì)議室、某段時(shí)間內(nèi)（某月、某年、自定義時(shí)間段）的會(huì)議統(tǒng)計(jì)。 針對(duì)某個(gè)辦會(huì)人員，某段時(shí)間內(nèi)（某月、某年、自定義時(shí)間段）的辦會(huì)情況統(tǒng)計(jì)。 某段時(shí)間內(nèi)的各種會(huì)議的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。