電子訴訟卷宗是否要?dú)w檔？歸檔有什么要求？如何進(jìn)行備份？為進(jìn)一步規(guī)范北京法院電子訴訟檔案管理，持續(xù)推進(jìn)電子卷宗隨案同步生成和深度應(yīng)用，北京高院檔案處組織編寫了《北京法院電子訴訟檔案管理規(guī)范（試行）》（以下簡稱《規(guī)范》），已自2022年4月22日起試行。該規(guī)范完善了北京法院電子訴訟卷宗標(biāo)準(zhǔn)體系，對有效打通北京法院電子訴訟卷宗形成、歸檔、保存全流程電子化“最后一公里”及實(shí)現(xiàn)電子訴訟卷宗僅以電子形式歸檔和保存起到重要的推動作用。

據(jù)悉，最高人民法院為全面建設(shè)智慧法院，推進(jìn)電子訴訟卷宗歸檔和電子訴訟檔案管理，從2018年6月以來，組織北京等8個(gè)地區(qū)30個(gè)法院開展案件歸檔方式改革試點(diǎn)。北京法院作為試點(diǎn)之一，建立了訴訟卷宗材料“一次掃描、全程使用、一鍵歸檔”機(jī)制，打通了電子訴訟卷宗材料一二審法院間的信息鏈接，實(shí)現(xiàn)案件“一鍵上訴”，初步實(shí)現(xiàn)了從以紙質(zhì)檔案保管為主的傳統(tǒng)模式向以電子檔案保管為主的新模式轉(zhuǎn)型。

據(jù)北京高院檔案處相關(guān)負(fù)責(zé)人介紹，隨著試點(diǎn)工作不斷深化，北京高院發(fā)現(xiàn)在檔案管理中還存在如電子卷宗生成質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、紙質(zhì)卷宗及電子卷宗歸檔范圍不明確、電子訴訟檔案管理流程及工作權(quán)責(zé)不夠清晰等問題。為此，北京高院檔案處根據(jù)有關(guān)規(guī)定，聯(lián)合全市三級法院相關(guān)部門開展了《規(guī)范》編寫工作。在充分調(diào)研總結(jié)的基礎(chǔ)上，經(jīng)過意見征集、北京高院黨組會和審判委員會審議等過程，經(jīng)過半年多的研究和編寫，最終形成了《規(guī)范》。

記者了解到，《規(guī)范》依據(jù)和參考了《中華人民共和國檔案法》《人民法院檔案工作規(guī)定》《人民法院訴訟檔案管理辦法》《人民法院電子訴訟檔案管理暫行辦法》《最高人民法院關(guān)于全面推進(jìn)人民法院電子卷宗隨案同步生成和深度應(yīng)用的指導(dǎo)意見》《最高人民法院關(guān)于進(jìn)一步加快推進(jìn)電子卷宗隨案同步生成和深度應(yīng)用工作的通知》等文件，以及《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合全國法院案件歸檔方式改革試點(diǎn)工作視頻總結(jié)會議有關(guān)精神以及北京法院檔案工作實(shí)際，對電子訴訟卷宗歸檔要求、方式、流程以及電子訴訟檔案管理進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定。

據(jù)介紹，管理規(guī)范共七章37條，包括“總則”“電子訴訟卷宗的形成、接收與歸檔”“電子訴訟檔案的長期安全保存”“電子訴訟檔案的利用”“電子訴訟檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)”“獎(jiǎng)勵(lì)與懲處” “附則”等內(nèi)容，適用于北京法院形成的電子訴訟檔案管理，文書類電子檔案管理可比照此規(guī)范執(zhí)行。

為進(jìn)一步確保歸檔質(zhì)量，《規(guī)范》的制定實(shí)現(xiàn)了歸檔指導(dǎo)前移?！兑?guī)范》對歸檔工作的指導(dǎo)包含了從結(jié)案后立卷歸檔、接收移交階段，前移到電子訴訟文件進(jìn)入法院和電子訴訟卷宗生成階段，從提交立案材料起全流程規(guī)范電子訴訟卷宗材料采集、整理和歸檔。按照最高人民法院、國家檔案局有關(guān)電子卷宗、電子檔案技術(shù)和管理要求，確保電子訴訟卷宗轉(zhuǎn)化的電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

為實(shí)現(xiàn)全流程線上辦理的案件直接電子歸檔、有紙質(zhì)原件的案件電子原件和紙質(zhì)原件一同歸檔，《規(guī)范》確立了“電子原件單套歸檔、紙質(zhì)原件雙套歸檔，電子訴訟卷宗完整合規(guī)，一次掃描、全程使用、一鍵歸檔”的歸檔工作機(jī)制?！兑?guī)范》規(guī)定，歸檔案件電子訴訟卷宗應(yīng)當(dāng)齊全完整，包括電子原件、紙質(zhì)原件的數(shù)字化副本，以及各類構(gòu)成要素，并能夠以合規(guī)的方式向電子訴訟檔案管理系統(tǒng)提交歸檔。紙質(zhì)材料同步掃描校驗(yàn)、電子材料集中加工生成，電子訴訟卷宗材料隨辦案節(jié)點(diǎn)進(jìn)程同步生成流轉(zhuǎn)，輔助法官全方位深度應(yīng)用，依托信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子訴訟卷宗材料一鍵發(fā)起歸檔申請，檔案部門檢查合格后轉(zhuǎn)為電子訴訟檔案集中保管。

《規(guī)范》還確立了“多重備份確保安全”的新方法。《規(guī)范》規(guī)定，電子訴訟卷宗的離線備份可以選擇使用數(shù)據(jù)磁帶、檔案級光盤、固態(tài)硬盤、硬磁盤等耐久性好的載體。屬于重特大案件、涉密案件等具有永久保存價(jià)值或其他重要價(jià)值案件的電子訴訟卷宗，應(yīng)當(dāng)制作與案件電子訴訟卷宗一致的紙質(zhì)卷宗或縮微膠卷同時(shí)進(jìn)行歸檔保管。對重要電子檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行異地備份保管。涉密電子訴訟檔案應(yīng)當(dāng)使用符合保密規(guī)定的載體存儲，并按照保密要求進(jìn)行管理使用。

此外，《規(guī)范》著力推動北京法院建設(shè)智能化電子訴訟檔案管理系統(tǒng)，明確以檔案管理系統(tǒng)功能建設(shè)為中心檔案管理新原則，以盡可能少的人工干預(yù)保質(zhì)高效完成電子卷宗歸檔和電子檔案管理工作。據(jù)了解，電子訴訟檔案管理系統(tǒng)能夠完成接收并基于系統(tǒng)開展之后所有的業(yè)務(wù)管理工作，如保管與保護(hù)、利用與開發(fā)、統(tǒng)計(jì)與移交等在審判執(zhí)行等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的流程中嵌入電子訴訟卷宗歸檔要求，實(shí)現(xiàn)從立案開始的電子卷宗整理、歸檔、電子訴訟檔案檢測和長期保存、電子訴訟檔案數(shù)據(jù)匯聚，確保業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子卷宗信息系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)有效銜接并實(shí)現(xiàn)對各類檔案全過程管理的需要。

供稿：北京高院檔案處

編輯：姚日輝