因?yàn)樾袠I(yè)進(jìn)入門檻較低，加上我國(guó)教育培訓(xùn)行業(yè)起步較晚，與其他行業(yè)相比，還有很多方面不夠完善成熟，如學(xué)校標(biāo)準(zhǔn)化管理建設(shè)等，可以說很多中小機(jī)構(gòu)在這方面還處于起步階段。

有些機(jī)構(gòu)在沒有建立完整的標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)的情況下，就開始了盲目地夸張新校區(qū)，最終導(dǎo)致財(cái)務(wù)問題，資金鏈斷裂，以至出現(xiàn)了違法亂紀(jì)和貪污受賄的現(xiàn)象。

曾有一所教育機(jī)構(gòu)，經(jīng)歷了兩個(gè)月內(nèi)30名員工離職還被集體挖走的事件。

面臨這一突如其來的危機(jī)，企業(yè)如果沒有標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范管理和完善的培訓(xùn)體系，就會(huì)導(dǎo)致經(jīng)營(yíng)管理失控，后果不堪設(shè)想。

下面從三個(gè)方面談中小型教育機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)。

一：什么是標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)

機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)涉及學(xué)校校區(qū)管理的各個(gè)方面，包括教師水平素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、崗位職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)、崗位考核標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)、教研、教務(wù)、財(cái)務(wù)、市場(chǎng)營(yíng)銷、行政后勤、人力資源管理等。是校區(qū)管理運(yùn)行的基本制度體系，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理體系為企業(yè)走上良性發(fā)展軌道奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

就連上市公司的內(nèi)部管理也存在著缺陷。培訓(xùn)制度不健全，考勤流程不嚴(yán)格，缺乏有效的管理監(jiān)督。

因此機(jī)構(gòu)發(fā)布的第一項(xiàng)政策應(yīng)該是“員工考勤管理補(bǔ)充規(guī)定”和“員工入職、轉(zhuǎn)正、離職管理補(bǔ)充規(guī)定”。

這兩者都是從全員考勤抓起，并將每月考勤打卡數(shù)據(jù)與教師排課表進(jìn)行核對(duì)，作為每月檢查不達(dá)標(biāo)員工的手段，有效防止了空崗拿薪現(xiàn)象。

二：規(guī)范管理體系的具體內(nèi)容

具體地說，標(biāo)準(zhǔn)化管理體系包括各部門的規(guī)章制度、各部門的工作流程、各崗位的操作手冊(cè)，以及與制度流程相配套的表格和協(xié)議。

通常指一般要求員工共同遵守的工作程序或行為準(zhǔn)則，不同的部門、崗位都有自己具體的操作準(zhǔn)則，目的是使工作按計(jì)劃進(jìn)行，達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)和要求。系統(tǒng)編制框架一般包括：總章、目的、責(zé)權(quán)、正文、附則、相關(guān)文件和表格。

如每月的業(yè)務(wù)分析制度，規(guī)定各部門的主管以 PPT的形式，匯報(bào)上個(gè)月部門的工作業(yè)績(jī)情況。

內(nèi)容包括：

1.業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)(新簽合同、續(xù)簽合同、退費(fèi)、收同比、環(huán)比、預(yù)算比、累計(jì)比、占收比、結(jié)構(gòu)比、人均生產(chǎn)能力等)；

2.部門重點(diǎn)管理工作的落實(shí)開展情況；

3.工作中遇到的問題和困難及解決辦法；

4.區(qū)域市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)分析；

5.本月的任務(wù)指標(biāo)分解；

6.本月的重點(diǎn)管理工作；

7.需要各部門支持的事項(xiàng)；

8.對(duì)公司提出的意見和建議；

9.工作中成績(jī)突出與不足的案例。

流程就是工作按順序排列和安排的過程，工作流程多以流程圖的形式表現(xiàn)出來，流程圖是揭示和掌握封閉系統(tǒng)運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的有效方法。

它是一種診斷工具，可以幫助管理者做出決策，明確地知道問題可能出在哪里，從而決定采取何種方案。

舉例來說，學(xué)習(xí)管理師的工作流程中的接單流程包括：

課前會(huì)議—第一次回訪—協(xié)調(diào)排課—協(xié)助制定輔導(dǎo)計(jì)劃—課前通知—課前接待—課后回訪—常規(guī)家長(zhǎng)會(huì)—關(guān)注成績(jī)變化—作業(yè)檢查—學(xué)員檔案管理。

操作手冊(cè)是企業(yè)為了便于管理，將一些操作記錄下來，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)流程，新進(jìn)員工可以按照這樣的程序進(jìn)行操作，避免錯(cuò)誤的發(fā)生給企業(yè)帶來不必要的損失。

操作手冊(cè)包含標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)動(dòng)作和標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)時(shí)間，如：人事工作手冊(cè)、教學(xué)工作手冊(cè)等。

表格不僅是直觀的溝通方式，更是一種組織整理資料的手段。表格是指按照要求的內(nèi)容項(xiàng)目畫出格子，分別填寫文字或數(shù)字的書面材料，便于統(tǒng)計(jì)。

比如：應(yīng)聘表，學(xué)員統(tǒng)計(jì)表等。

合同又稱契約協(xié)議，是平等主體之間建立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，是依法訂立受法律保護(hù)成立。

比如：“勞動(dòng)合同”，“實(shí)習(xí)協(xié)議”，等等。為使求職者對(duì)新工作更有信心，我還起草了一份“應(yīng)屆生求職意向書”。

三：教培訓(xùn)機(jī)構(gòu)如何建立標(biāo)準(zhǔn)化體系

基礎(chǔ)建設(shè)

為了推進(jìn)機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)，將教育機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化體系劃分為人力行政系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)四大類，并根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分別對(duì)其進(jìn)行編號(hào)。

為了便于識(shí)別，公司類型的文件可以用代碼標(biāo)記：

A是規(guī)章制度類， B是表格類， C是流程類， D是合同(協(xié)議)類， E是通知(通知)類， F是內(nèi)部工作文件類。

為了統(tǒng)一對(duì)外識(shí)別形象，在制度建設(shè)環(huán)節(jié)，我會(huì)要求各部門所有的制度、表格、協(xié)議、手冊(cè)等，都要以統(tǒng)一的格式呈現(xiàn)出來。

舉例來說：表格的行頭，文件的行頭，排版格式，標(biāo)準(zhǔn)的字體，標(biāo)準(zhǔn)的字號(hào)等等。

制度發(fā)布包括擬稿人(發(fā)文部門制度編寫人)、審核人(發(fā)文部門負(fù)責(zé)人)、批準(zhǔn)人(校長(zhǎng)或主任)。

該制度正式發(fā)布前，發(fā)文部門應(yīng)組織與該制度有關(guān)的部門主要人員解讀該制度的各項(xiàng)規(guī)定，征求相關(guān)部門意見，進(jìn)一步確認(rèn)該制度的嚴(yán)肅性、可行性，并簽字確認(rèn)后，才能正式發(fā)布實(shí)行。

培訓(xùn)宣導(dǎo)

為了防止員工對(duì)制度條款產(chǎn)生理解上的偏差，制度發(fā)布后，辦公室要組織全體員工對(duì)制度中的各項(xiàng)條款進(jìn)行培訓(xùn)，現(xiàn)場(chǎng)解答員工對(duì)制度的疑問，并簽字確認(rèn)。

特別是薪酬體系的宣導(dǎo)，為避免引起員工集體的不安情緒，可事先在小范圍內(nèi)先與主要員工達(dá)成共識(shí)，并與員工說明衡量標(biāo)準(zhǔn)。

比如2017年教師集體離職事件發(fā)生后，總校長(zhǎng)便親自在教師大會(huì)上宣布薪酬體系的調(diào)整。

把新舊制度對(duì)比，用新制度數(shù)據(jù)套進(jìn)近兩個(gè)月的教師課時(shí)量計(jì)算，通過數(shù)據(jù)分析得出新制度只是拉開了優(yōu)秀教師和一般教師之間的差距，而且調(diào)整后的全年學(xué)校教師成本總支出呈上升比，使員工消除疑慮和不滿，從而形成共鳴。

實(shí)行監(jiān)測(cè)

實(shí)施任何制度，都必須有監(jiān)督制度，以保證該制度的落實(shí)。

舉例來說，《員工行為準(zhǔn)則》規(guī)定，員工上班必須佩戴工作證，可以由前臺(tái)的管理人員每天監(jiān)督。

再比如，教師是否按照標(biāo)準(zhǔn)的教學(xué)流程進(jìn)行教學(xué)，可由教務(wù)部門定期進(jìn)行抽查，對(duì)于未按制度要求執(zhí)行的人員，將考核與獎(jiǎng)罰結(jié)合起來。

修訂完善

制度運(yùn)行一段時(shí)間后，管理者應(yīng)對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行自查和總結(jié)，總結(jié)制度執(zhí)行中存在的不足。

在工作中遇到緊急情況，要及時(shí)發(fā)文補(bǔ)充規(guī)定。年底再根據(jù)明年的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)規(guī)劃，統(tǒng)一對(duì)現(xiàn)有制度體系進(jìn)行補(bǔ)充完善。

舉例來說，在《員工考勤管理補(bǔ)充規(guī)定》實(shí)施過程中，如果發(fā)現(xiàn)教育機(jī)構(gòu)人員流動(dòng)較大，教師崗就會(huì)轉(zhuǎn)變?yōu)閲?yán)進(jìn)寬出，特別是遇到2-5月的課輔高峰期，校區(qū)往往會(huì)因教師離職，被迫為學(xué)生換老師。

對(duì)于這一點(diǎn)，第二年初可以進(jìn)一步完善該制度。附加條款：非特殊原因，教師每年的休假時(shí)間為七月一日；教師連續(xù)休假最多七天等。

歸檔管理

歸檔是對(duì)處理完成并有保存價(jià)值的事件或文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，并進(jìn)行歸檔保存的過程。

每一個(gè)部門對(duì)客戶、員工的日常相關(guān)記錄，實(shí)行定期歸檔。這樣便于我們長(zhǎng)期保存有組織的數(shù)據(jù)集，保證了在未來可以很好地檢索到這些數(shù)據(jù)。

例如，年初各部門應(yīng)對(duì)上一年度的所有作業(yè)文件進(jìn)行分類、編號(hào)、立卷，并統(tǒng)一歸檔；在接單時(shí)，建立新生電子檔案和紙質(zhì)檔案等。

在教育機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化管理過程中，建立一套管理體系是很容易的，但建立一套適合機(jī)構(gòu)發(fā)展的管理體系并非易事。

一個(gè)系統(tǒng)的建立，將涉及多個(gè)流程和節(jié)點(diǎn)，如何進(jìn)行控制，顯得尤為重要。系統(tǒng)落地實(shí)施過程中的控制，包括自我檢查、自我糾正、上級(jí)檢查。

對(duì)數(shù)據(jù)報(bào)表、信息系統(tǒng)、工作流程、操作行為等進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。

中小企業(yè)之所以發(fā)展緩慢，很大程度上是因?yàn)闆]有建立一套可實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)管理體系，沒有將企業(yè)前期的經(jīng)驗(yàn)積累固化，沒有形成制度、流程和表單形式，造成了企業(yè)還停留在人治，而不是非法治。

只有通過建立規(guī)范體系和教師培訓(xùn)體系，才能形成具有機(jī)構(gòu)特色的產(chǎn)品和服務(wù)體驗(yàn)，才能形成中小企業(yè)特有的品牌壁壘，才能使企業(yè)在經(jīng)營(yíng)和管理中得以傳承。

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