作者丨羅潔 何琦

在明確企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)方針、構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部知識產(chǎn)權(quán)組織框架并制定好知識產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略后，企業(yè)通常需要建立可執(zhí)行的制度及流程，同時應(yīng)當(dāng)明確各部門職責(zé)并執(zhí)行。

建立企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)制度的基本框架

1. 首先對企業(yè)內(nèi)部知識產(chǎn)權(quán)進行定義，一般來說，包括專利、商標(biāo)、著作權(quán)（含計算機軟件）：商業(yè)秘密（含技術(shù)秘密和經(jīng)營秘密）、數(shù)據(jù)、其他科技成果（如商號、域名）等。企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)可以分類管理，例如可以簡單分為技術(shù)/研發(fā)相關(guān)知識產(chǎn)權(quán)，以及非技術(shù)類知識產(chǎn)權(quán)，可以通過不同具體制度和流程進行管理。

2. 按照不同知識產(chǎn)權(quán)，企業(yè)內(nèi)部進行分工管理。有些企業(yè)成立專門的知識產(chǎn)權(quán)部門，負(fù)責(zé)管理全部類型知識產(chǎn)權(quán)；有些企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)部門隸屬于法務(wù)部，仍負(fù)責(zé)全部類型知識產(chǎn)權(quán)管理；有些企業(yè)研發(fā)部下設(shè)機構(gòu)管理技術(shù)類知識產(chǎn)權(quán)，市場部或者總經(jīng)辦下設(shè)機構(gòu)管理非技術(shù)類知識產(chǎn)權(quán)。無論內(nèi)部具體分工如何，明確權(quán)限和流程都是非常重要的管理內(nèi)容。例如一個常見流程：技術(shù)成果常由研發(fā)部門提出提案，可以報經(jīng)研發(fā)部相應(yīng)主管審批后流轉(zhuǎn)到知識產(chǎn)權(quán)部門評估檢索，給出申請何種具體知識產(chǎn)權(quán)或者作為商業(yè)秘密保密管理的建議，再經(jīng)知識產(chǎn)權(quán)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)具體執(zhí)行。對于流程執(zhí)行，一種方式可以是采購市場現(xiàn)有的一些知識產(chǎn)權(quán)管理系統(tǒng)，也可以在公司已有的辦公系統(tǒng)上執(zhí)行。

3. 知識產(chǎn)權(quán)數(shù)據(jù)和資產(chǎn)管理。廣義來看，研發(fā)過程文檔也可以歸為知識產(chǎn)權(quán)數(shù)據(jù)的一種，例如立項書、各個階段圖紙、研發(fā)會議記錄、階段性成果、BOOM表、供應(yīng)商資料、研發(fā)財務(wù)資料等等，妥善存儲、保管這些文檔資料，一旦發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛，往往可以作為對本企業(yè)有利的證據(jù)使用。對于研發(fā)過程文檔中一些需要保密的內(nèi)容，可以建立專門的加密服務(wù)器進行上傳保存，作為商業(yè)秘密的保密措施之一。對于已經(jīng)授權(quán)或者登記的知識產(chǎn)權(quán)，可以作為知識產(chǎn)權(quán)資產(chǎn)進行管理，各個部門使用、借閱應(yīng)有固定聯(lián)系人，對于構(gòu)成企業(yè)無形資產(chǎn)的知識產(chǎn)權(quán)，必要時可以進行價值評估。對于商業(yè)秘密相關(guān)文檔，可以購買專門加密軟件進行加密，如需外發(fā)，應(yīng)經(jīng)過有權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)進行審批或者解密。

4. 知識產(chǎn)權(quán)運營管理。企業(yè)對于知識產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)化應(yīng)定期統(tǒng)計，例如對產(chǎn)品中的知識產(chǎn)權(quán)進行統(tǒng)計，結(jié)合銷售情況，了解知識產(chǎn)權(quán)在本企業(yè)和競爭對手中的使用情況。企業(yè)在涉及知識產(chǎn)權(quán)的許可、轉(zhuǎn)讓前應(yīng)進行事前的調(diào)查評估工作，平衡風(fēng)險和收益。企業(yè)在進行投融資活動、海外市場開拓之前，也應(yīng)對相關(guān)知識產(chǎn)權(quán)開展調(diào)查、進行風(fēng)險和價值評估。企業(yè)參與標(biāo)準(zhǔn)化組織前，應(yīng)了解標(biāo)準(zhǔn)化組織的知識產(chǎn)權(quán)政策，一方面避免標(biāo)準(zhǔn)必要專利侵權(quán)；另一方面積極將本企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)納入標(biāo)準(zhǔn)。

5. 知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險防控和保護。風(fēng)險防控方面，企業(yè)應(yīng)積極采取措施，避免侵犯他人知識產(chǎn)權(quán)。例如購買正版軟件許可證，購買正版圖庫、字體或者原創(chuàng)設(shè)計用于企業(yè)宣傳。在研發(fā)立項、產(chǎn)品上市前等重要節(jié)點開展知識產(chǎn)權(quán)檢索分析與布局，同時起到規(guī)避風(fēng)險和保護自身創(chuàng)新的作用。對于企業(yè)對外的采購、銷售、合作，對內(nèi)的勞動人事等合同，應(yīng)專門審核知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)條款，確保符合公司利益和知識產(chǎn)權(quán)管理規(guī)定，同時規(guī)避風(fēng)險。向境外銷售產(chǎn)品前，應(yīng)調(diào)查目的地的知識產(chǎn)權(quán)法律、政策及其執(zhí)行情況，了解行業(yè)相關(guān)訴訟，進行當(dāng)?shù)刂R產(chǎn)權(quán)檢索，分析可能涉及的知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險；同時，適時在目的地進行知識產(chǎn)權(quán)申請、注冊和登記。積極應(yīng)對侵權(quán)指控，對侵權(quán)指控進行調(diào)查分析，并評估訴訟、仲裁、和解等不同處理方式的影響，積極應(yīng)訴。對于發(fā)現(xiàn)市場上可能侵害本企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)情況，應(yīng)建立報告機制和處理機制，由本企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)部門或者法務(wù)部門評估后采取措施依法維權(quán)。

6. 其他制度。企業(yè)根據(jù)實際情況還可以建立知識產(chǎn)權(quán)獎勵制度、知識產(chǎn)權(quán)內(nèi)部評估制度等。例如建立知識產(chǎn)權(quán)獎勵制度，可以對企業(yè)內(nèi)部發(fā)明人、設(shè)計人員等進行物質(zhì)或精神獎勵，一方面能夠鼓勵內(nèi)部員工產(chǎn)出原創(chuàng)成果，另一方面避免職務(wù)發(fā)明獎酬糾紛等法律風(fēng)險。知識產(chǎn)權(quán)內(nèi)部評估制度，是指對創(chuàng)新成果進行分級，對于不同重要性的成果進行不同級別管理，例如核心發(fā)明專利，考慮進行多國布局，以及進行分案申請、圍繞該專利進行各種延申、包圍申請等策略。同時，對于已經(jīng)授權(quán)或者登記的知識產(chǎn)權(quán)，定期評估重要性；對于已經(jīng)落后的技術(shù)、不再使用的商標(biāo)等，可以進行放棄或?qū)ν廪D(zhuǎn)讓等處置。

明確企業(yè)內(nèi)部各部門職責(zé)

1. 知識產(chǎn)權(quán)主管部門職責(zé)通常包括：每年制定企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)計劃，包括經(jīng)費預(yù)算等，報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后負(fù)責(zé)推動執(zhí)行，并跟進完成情況；對內(nèi)部知識產(chǎn)權(quán)制度、流程進行修訂和完善，若發(fā)現(xiàn)內(nèi)部知識產(chǎn)權(quán)問題，提出建議和措施；管理企業(yè)內(nèi)部專利、商標(biāo)、著作權(quán)等申請登記工作，對其中的各類文檔進行審核、保存、梳理；協(xié)助研發(fā)部門進行研發(fā)項目技術(shù)情報和專利檢索分析工作，進行研發(fā)項目的知識產(chǎn)權(quán)布局；協(xié)助IT、市場、宣傳等部門排查企業(yè)內(nèi)部知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險并提出改進措施和流程改善；組織企業(yè)內(nèi)部的知識產(chǎn)權(quán)培訓(xùn)；協(xié)助法務(wù)部門修訂企業(yè)合同模板中的知識產(chǎn)權(quán)條款；參與企業(yè)內(nèi)外投融資、許可等項目中的知識產(chǎn)權(quán)工作，提出意見建議。

2. 研發(fā)、技術(shù)部門職責(zé)通常包括：對產(chǎn)品、技術(shù)研發(fā)過程中涉及的技術(shù)改進和創(chuàng)新及時形成提案，部門領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)給知識產(chǎn)權(quán)主管部門評估，確定申請何種具體知識產(chǎn)權(quán)或者作為商業(yè)秘密保密管理；協(xié)同知識產(chǎn)權(quán)主管部門，對研發(fā)項目涉及的知識產(chǎn)權(quán)信息、相關(guān)文獻及其他公開信息，對技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r、知識產(chǎn)權(quán)狀況、競爭對手狀況等進行檢索分析，以避免知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險并布局本企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)；記錄研發(fā)過程并形成檔案進行管理，使研發(fā)活動具有可追溯性；對企業(yè)研發(fā)過程中的商業(yè)秘密進行識別，并協(xié)同知識產(chǎn)權(quán)主管部門以及法務(wù)部門采取商業(yè)秘密保護措施；定期評估公司已有專利、商業(yè)秘密等，確定是否還需要繼續(xù)保護。

3. 市場、品宣職責(zé)通常包括：對宣傳中需要使用的各類文字、圖形、動漫形象等及時形成申請?zhí)岚福块T領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)給知識產(chǎn)權(quán)主管部門評估，確定申請何種具體知識產(chǎn)權(quán)；協(xié)同知識產(chǎn)權(quán)主管部門，落實公司的商標(biāo)、著作權(quán)文檔管理、使用證據(jù)留存等工作的具體執(zhí)行，促進商標(biāo)、著作權(quán)的合規(guī)管理；參與修訂商標(biāo)、著作權(quán)相關(guān)制度；對公司公開信息、產(chǎn)品包裝中涉及商標(biāo)、著作權(quán)的內(nèi)容進行基本審核和監(jiān)控，落實規(guī)范使用；推進字體、軟件等正版化，發(fā)現(xiàn)公司商標(biāo)、著作權(quán)相關(guān)風(fēng)險后及時通知知識產(chǎn)權(quán)主管部門和法務(wù)部門，協(xié)助建立風(fēng)險防控機制。

4. 法務(wù)部門職責(zé)通常包括：協(xié)同知識產(chǎn)權(quán)主管部門，參與公司知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)制度修訂，落實公司知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)培訓(xùn)；參與評估公司知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險并提出規(guī)避建議、解決方案等；應(yīng)對公司已發(fā)生的知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險及知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)訴訟；負(fù)責(zé)公司所有合同中涉及知識產(chǎn)權(quán)條款的審查與管理；收集知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)法律、法規(guī)、案例等。

5. 銷售部門職責(zé)通常包括：產(chǎn)品對外參展、銷售或以其他方式提供前，協(xié)同知識產(chǎn)權(quán)管理部門，對產(chǎn)品涉及的知識產(chǎn)權(quán)狀況、目標(biāo)市場的知識產(chǎn)權(quán)保護環(huán)境以及競爭對手的知識產(chǎn)權(quán)情況進行全面審查和分析，評估知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險及其對企業(yè)的損害程度，提出防范與應(yīng)對預(yù)案；向境外提供產(chǎn)品前，協(xié)同知識產(chǎn)權(quán)管理部門，調(diào)查目的地的知識產(chǎn)權(quán)法律、政策及其執(zhí)行情況，了解行業(yè)相關(guān)訴訟，分析可能涉及的知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險；適時在目的地進行知識產(chǎn)權(quán)申請、注冊和登記；配合研發(fā)部門，在立項前進行市場調(diào)研，收集客戶需求、同類產(chǎn)品評價等信息；發(fā)現(xiàn)公司知識產(chǎn)權(quán)受到他人侵犯時，及時向知識產(chǎn)權(quán)管理部門和法務(wù)部門通報。

6. 生產(chǎn)部門職責(zé)通常包括：對生產(chǎn)過程中涉及產(chǎn)品、生產(chǎn)設(shè)備、工藝方法或流程的技術(shù)改進與創(chuàng)新及時形成提案，部門領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)給知識產(chǎn)權(quán)主管部門評估，確定申請何種具體知識產(chǎn)權(quán)或者作為商業(yè)秘密保密管理；規(guī)范生產(chǎn)和服務(wù)提供過程中的工藝文件、圖紙、原料配方、技術(shù)路線、服務(wù)規(guī)范、源代碼、創(chuàng)意等的使用管理，落實公司規(guī)定的保密措施；在委托加工、來料加工、貼牌生產(chǎn)等對外協(xié)作生產(chǎn)和設(shè)計的過程中，將合同交付知識產(chǎn)權(quán)主管部門和法務(wù)部門審核知識產(chǎn)權(quán)條款。

7. 采購部門職責(zé)通常包括：針對擬采購產(chǎn)品或服務(wù)的知識產(chǎn)權(quán)情況，收集供貨商及采購產(chǎn)品所涉及的知識產(chǎn)權(quán)信息，要求供方提供相應(yīng)的權(quán)屬、使用證明或保證聲明；對于擬采購產(chǎn)品或服務(wù)存在知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險的，應(yīng)向知識產(chǎn)權(quán)管理部門和法務(wù)部門通報并進行共同評估，以消除或降低風(fēng)險；將采購合同交付知識產(chǎn)權(quán)主管部門和法務(wù)部門審核知識產(chǎn)權(quán)條款；對供方信息、進貨渠道、進價策略等信息資料進行管理并落實公司規(guī)定的保密措施。

8. 人力資源部門職責(zé)通常包括：對核心人員入職進行知識產(chǎn)權(quán)背景的調(diào)查，入職特定崗位簽署知識產(chǎn)權(quán)聲明，保留背景調(diào)查、錄用過程溝通等相關(guān)記錄；審核待錄用的員工與原單位之間的保密約定、保密義務(wù)、保密內(nèi)容及范圍，核實是否違反前雇主的保密義務(wù)或競業(yè)限制；協(xié)同知識產(chǎn)權(quán)主管部門和法務(wù)部門，對核心人員的離職進行知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)提醒，簽署離職后的保密協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)聲明以及競業(yè)限制協(xié)議等，并保存離職面談、交接、協(xié)議等相關(guān)記錄，監(jiān)督離職交接；協(xié)同知識產(chǎn)權(quán)主管部門和法務(wù)部門，進行勞動合同知識產(chǎn)權(quán)條款審核，并修訂入職、離職知識產(chǎn)權(quán)聲明，保密和競業(yè)限制協(xié)議等。

9. 財務(wù)部門職責(zé)通常包括：協(xié)同知識產(chǎn)權(quán)管理部門，制定年度知識產(chǎn)權(quán)經(jīng)費預(yù)算；負(fù)責(zé)知識產(chǎn)權(quán)經(jīng)費的支出，記錄費用使用過程；參與公司的知識產(chǎn)權(quán)資產(chǎn)評估；對公司投融資、并購、重大知識產(chǎn)權(quán)許可等活動中的知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)財務(wù)工作提出方案和意見等。

羅 潔

北京隆安律師事務(wù)所上海辦公室高級合伙人。復(fù)旦大學(xué)法學(xué)碩士、一級律師，曾獲“上海市優(yōu)秀律師”、ALB“中國十五佳女律師”等榮譽，在國內(nèi)多家仲裁機構(gòu)擔(dān)任仲裁員?，F(xiàn)任全國反壟斷與反不正當(dāng)競爭專業(yè)委員會委員、上海市律師協(xié)會競爭與反壟斷業(yè)務(wù)研究委員會副主任。執(zhí)業(yè)理念：大膽而仔細(xì)、優(yōu)雅且堅持。

何 琦

北京市隆安律師事務(wù)所上海分所合伙人、律師、專利代理師，隆安上海知產(chǎn)委副主任。自2007年至今一直從事知識產(chǎn)權(quán)法律工作，同時具有上海市人力資源和社會保障局認(rèn)定的專利工程師以及中國專利保護中心認(rèn)定的企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理體系內(nèi)部審核員資格。業(yè)務(wù)范圍涵蓋知識產(chǎn)權(quán)的規(guī)劃、布局、申請、保護爭議解決領(lǐng)域。何琦律師在從事律師工作之前，曾在上市公司任職知識產(chǎn)權(quán)主管。