隨著企業(yè)收到越來越多的電子發(fā)票，電子發(fā)票管理問題愈加突出，有些企業(yè)在收到電子發(fā)票時(shí)，沒有借助電子發(fā)票管理系統(tǒng)，把電子發(fā)票存儲(chǔ)在移動(dòng)硬盤中，這就為之后的發(fā)票管理埋下隱患：硬盤丟了怎么辦？電子發(fā)票文件損壞了怎么辦？于是，有人對(duì)發(fā)票進(jìn)行了雙備份，用兩塊硬盤進(jìn)行備份，依然存在以下問題：

• 發(fā)票重復(fù)儲(chǔ)存、歸納雜亂。
• 使用硬盤儲(chǔ)存發(fā)票，電子發(fā)票命名字段有限，在查找發(fā)票時(shí)只能依賴人的記憶，如果歸類不統(tǒng)一或者記錯(cuò)，只能按照時(shí)間查詢，查找起來十分困難。
• 硬盤容易丟失和損壞：把發(fā)票存儲(chǔ)在硬盤，非常容易丟失或損壞，風(fēng)險(xiǎn)非常大。

發(fā)票歸檔管理

面臨的難題

不得不說，硬盤儲(chǔ)存雖然是一種好的備份方式，但是非常單一，只能解決電子發(fā)票存儲(chǔ)的問題，并沒有解決電子發(fā)票管理的問題，如何利用電子發(fā)票管理軟件，對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行管理呢？

首先，我們先了解一下發(fā)票歸檔過程中應(yīng)該做的一些事情。

無論是采購發(fā)票，還是員工報(bào)銷的發(fā)票，都需要員工先取得發(fā)票，通常通過郵箱發(fā)送、二維碼自行開票、或郵寄紙質(zhì)發(fā)票等形式接收發(fā)票。票總管提供“專屬郵箱發(fā)票收集”功能，可將開具的電子發(fā)票原件直接保存到發(fā)票夾，還可通過手機(jī)連拍、微信/支付寶卡包、PC端導(dǎo)入等方式將電子發(fā)票原件分享至票總管，保證入賬的電子發(fā)票均是發(fā)票原件。

員工拿到發(fā)票后，將發(fā)票交給財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)首先要登錄發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)查驗(yàn)發(fā)票真假，然后需要核對(duì)報(bào)銷明細(xì)、是否有不能入賬類目、是否存在重復(fù)報(bào)銷等情況，確認(rèn)發(fā)票沒有問題、發(fā)票和賬目能夠?qū)?yīng)上，才能將發(fā)票歸檔。

無論是發(fā)票的查驗(yàn)還是發(fā)票的歸檔，對(duì)于財(cái)務(wù)人員來說都是一件繁雜、耗費(fèi)時(shí)間的事情。

發(fā)票管理系統(tǒng)

自動(dòng)查驗(yàn) 一鍵歸檔

借助電子發(fā)票管理工具，對(duì)發(fā)票進(jìn)行查驗(yàn)和歸檔，就可以輕松解決以上難題。

使用票總管發(fā)票管理系統(tǒng)，自動(dòng)查驗(yàn)發(fā)票信息，如：假票查驗(yàn)、錯(cuò)票查驗(yàn)、企業(yè)黑名單檢測(cè)、貨物黑名單檢測(cè)，以及發(fā)票是否重復(fù)錄入，是否為套打發(fā)票等。

如確認(rèn)發(fā)票沒有問題，則可以對(duì)發(fā)票進(jìn)行入賬、歸檔。電子發(fā)票除了在電腦和硬盤中歸檔，依然可以通過票總管發(fā)票管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。使用票總管可通過多個(gè)字段篩選發(fā)票、快速查找發(fā)票，還可以快速導(dǎo)出工作中所需要的增值稅發(fā)票抵扣表、國內(nèi)旅客運(yùn)輸服務(wù)抵扣表、增值稅發(fā)票明細(xì)臺(tái)賬表等。

同時(shí)，票總管發(fā)票管理系統(tǒng)，也支持將電子發(fā)票、查驗(yàn)憑證和附件導(dǎo)出到本地進(jìn)行備份。

如此簡(jiǎn)單實(shí)用的電子發(fā)票管理軟件，快來試試吧！