合同管理是為實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)績效最大化，同時(shí)降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)而管理合同訂立、履行和分析的過程。企業(yè)往往面臨著越來越大的降低成本，提高業(yè)績的壓力。合同管理是一項(xiàng)非常耗時(shí)的業(yè)務(wù)，需要有效的自動化的合同管理系統(tǒng)作為支撐。

合同管理的基本要求

當(dāng)兩家公司達(dá)成交易時(shí)，會通過訂立合同明確他們所要實(shí)施的活動以及他們各自履行協(xié)議的條款。由于涉及收入支出，合同在很大程度上影響業(yè)務(wù)的盈利水平。如果合同措辭不當(dāng)，企業(yè)可能會因?yàn)椴荒茏R別一個的簡單技術(shù)問題而造成巨大損失。有效的合同管理能夠最終建立起強(qiáng)大的商業(yè)關(guān)系，并為長期獲得更大的利潤鋪平道路，但前提是必須管理得當(dāng)。

成功的合同管理要素

僅僅有專業(yè)人員來處理合同管理是不夠的。必須使用規(guī)范化的流程和軟件，以滿足日益增加的合規(guī)和分析需求。當(dāng)合同管理戰(zhàn)略成功實(shí)施時(shí)，企業(yè)可以獲得：

○預(yù)期的商業(yè)效益和財(cái)務(wù)回報(bào)正在實(shí)現(xiàn)

○供應(yīng)商樂于合作并積極響應(yīng)企業(yè)的需要

○企業(yè)不會遭遇合同糾紛或意外

○雙方都對服務(wù)的完成感到滿意

形成良好合同管理的活動

合同管理的基礎(chǔ)有賴于合同授權(quán)后的工作。因此，在合同授權(quán)前，員工應(yīng)關(guān)注訂立合同的原因以及供應(yīng)商是否能夠履行協(xié)議條款，特別要考慮，一旦合同授權(quán)后，合同能否正常履行。為避免不必要的意外情形發(fā)生，應(yīng)仔細(xì)研究和明確實(shí)際的合同目的。

合同管理要求雙方都具有一定的靈活性，并愿意修改合同條款，以順應(yīng)變化的情況。問題是不可避免的，這意味著企業(yè)必須為意外事件做好準(zhǔn)備，并且在需要的時(shí)候能夠調(diào)整合同條款。

合同管理的階段

1．初步請求。合同管理過程從確定合同和相關(guān)文件開始。

2．編寫合同。手寫合同是一項(xiàng)耗時(shí)的工作，但是通過使用自動化的合同管理系統(tǒng)，這個過程可以變得相當(dāng)簡單。

3．談判。在合同起草完成后，應(yīng)當(dāng)比較合同的版本，注意差異，以減少談判時(shí)間。

4．批準(zhǔn)合同。大多數(shù)出現(xiàn)瓶頸出現(xiàn)在獲得管理批準(zhǔn)階段。用戶可以通過創(chuàng)建定制的批準(zhǔn)工作流(包括并行和串行批準(zhǔn))來先發(fā)制人地解決這一問題，以保持決策的快速運(yùn)行。

5．合同的執(zhí)行。用戶通過使用電子簽章和傳真來控制和縮短簽名過程。

6．義務(wù)管理。這需要大量的項(xiàng)目管理，以確保關(guān)鍵的利益相關(guān)者對交付成果滿意，并且合同的價(jià)值不會在整個增長的早期階段惡化。

7．修訂和修改。收集與合同最初起草有關(guān)的所有文件是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。當(dāng)發(fā)現(xiàn)有遺漏的項(xiàng)目時(shí)，必須建立系統(tǒng)來修改原始合同。

8．審計(jì)和報(bào)告。合同管理并不只是簡單地需要起草一份合同，然后不加思索地將其放入文件柜中。合同審計(jì)對于確定兩個企業(yè)是否遵守協(xié)議條款以及可能出現(xiàn)的任何問題都是重要的。

9．更新。使用手動的合同管理方法通常會導(dǎo)致錯過續(xù)簽機(jī)會和業(yè)務(wù)收入損失。自動化流程允許企業(yè)識別更新機(jī)會并創(chuàng)建新的契約。

合同管理軟件

雖然傳統(tǒng)的做法是通過文件夾和文件柜存儲手工管理合同，但這種做法存在效率低下的問題，這只會降低企業(yè)的整體效率。與自動化的合同管理服務(wù)相結(jié)合將有助于解放無數(shù)人的工作時(shí)間，并自動化與管理合同相關(guān)的無數(shù)流程，從而為公司創(chuàng)造更多價(jià)值。