項(xiàng)目結(jié)束是項(xiàng)目管理不可或缺的一部分。這是項(xiàng)目的最后階段，根據(jù)關(guān)鍵績效指標(biāo)和范圍對(duì)交付成果進(jìn)行測(cè)試，收尾，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完成交接，并簽署項(xiàng)目。

項(xiàng)目結(jié)束與啟動(dòng)會(huì)議和一樣重要。管理人員應(yīng)為此留出時(shí)間，以確保項(xiàng)目交付成果已按預(yù)期完成，項(xiàng)目已成功執(zhí)行。

項(xiàng)目結(jié)束怎么定義？

無論是內(nèi)部項(xiàng)目，還是由第三方（如軟件開發(fā)公司或營銷機(jī)構(gòu)）合作交付的項(xiàng)目，都應(yīng)該以項(xiàng)目結(jié)束階段作為收尾。

項(xiàng)目結(jié)束是項(xiàng)目管理生命周期中最后一個(gè)關(guān)鍵任務(wù)階段，是可交付成果開始對(duì)組織產(chǎn)生影響之前的最后一個(gè)關(guān)鍵績效指標(biāo)。

根據(jù)項(xiàng)目的具體情況和目標(biāo)，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)出于多種原因關(guān)閉項(xiàng)目。其中包括按時(shí)完成項(xiàng)目和提前完成項(xiàng)目；項(xiàng)目也可能被取消、暫停擱置或完全失敗。

項(xiàng)目結(jié)束工作非常重要，因?yàn)樗鼪Q定了項(xiàng)目是成功還是失敗，以及可以學(xué)到什么。很多時(shí)候，項(xiàng)目只是根據(jù)預(yù)算和時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)來衡量。

但項(xiàng)目成功不僅僅是數(shù)字。質(zhì)量達(dá)標(biāo)了嗎？是否實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)目標(biāo)？如果你想把項(xiàng)目做得出色，這些因素都非常重要。

完成項(xiàng)目結(jié)束流程的五個(gè)步驟

項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)在結(jié)束項(xiàng)目并獲得客戶和利益相關(guān)者認(rèn)可時(shí)，應(yīng)采取以下五個(gè)步驟：

1. 落實(shí)完成任務(wù)

任何項(xiàng)目的最后階段，總是需要解決未解決的問題

主要的項(xiàng)目交付成果已經(jīng)完成，因此要確保較小的行動(dòng)項(xiàng)目和目標(biāo)沒有被忽視。這可能包括以下內(nèi)容：

● 輔助資產(chǎn)和可交付成果
● 項(xiàng)目文檔，如果是軟件交付成果，還包括產(chǎn)品指南
● 任何需要交付的培訓(xùn)
● 客戶在項(xiàng)目完成后擁有的文件和知識(shí)產(chǎn)權(quán)是否已經(jīng)轉(zhuǎn)移
● 發(fā)票的發(fā)送和支付
● 在開始項(xiàng)目結(jié)束流程之前需要完成的任何其他行政任務(wù)

2. 參考項(xiàng)目范圍，確保目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)

在收尾工作完成后，應(yīng)對(duì)照最初的項(xiàng)目范圍或簡介，評(píng)估目標(biāo)是否已經(jīng)實(shí)現(xiàn)。

項(xiàng)目成功與否是根據(jù)眾多標(biāo)準(zhǔn)和關(guān)鍵績效指標(biāo)來衡量的。從高層次來看，大多數(shù)項(xiàng)目都是根據(jù)少數(shù)幾個(gè)核心指標(biāo)進(jìn)行評(píng)估的：

● 是否達(dá)到了客戶的預(yù)期？
● 項(xiàng)目結(jié)束工作是否在預(yù)算范圍內(nèi)按時(shí)完成？
● 客戶對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量是否滿意，是否樂意簽署交付成果？
● 是否實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)和運(yùn)營目標(biāo)？

如果以上都是肯定回答，那么這個(gè)項(xiàng)目就是成功的。

3. 完成客戶匯報(bào)和內(nèi)部學(xué)習(xí)會(huì)議

匯報(bào)是結(jié)束階段中最有用的部分之一。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)抽出時(shí)間進(jìn)行兩次匯報(bào)：內(nèi)部匯報(bào)（也稱為 360 度學(xué)習(xí)會(huì)議）和客戶匯報(bào)及移交會(huì)議。

爭取在與客戶交談之前召開內(nèi)部會(huì)議。這樣，項(xiàng)目管理流程中的每個(gè)人都能達(dá)成共識(shí)。

如果在項(xiàng)目結(jié)束階段出了任何差錯(cuò)，那么了解由誰承擔(dān)差錯(cuò)以及如何解決問題是非常有用的。項(xiàng)目經(jīng)理需要利用這段時(shí)間與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一起回顧項(xiàng)目從開始到結(jié)束的整個(gè)過程，包括關(guān)鍵的里程碑。

記錄內(nèi)部會(huì)議的結(jié)果，以便為客戶進(jìn)行匯報(bào)前做好更充分的準(zhǔn)備。

4. 確保文件齊全和完成移交

在項(xiàng)目結(jié)束的這一階段，通常只需確保將文件、檔案和其他資產(chǎn)按預(yù)期交給客戶即可。對(duì)于更復(fù)雜的項(xiàng)目交付成果，如軟件和應(yīng)用程序，項(xiàng)目結(jié)束階段可能涉及測(cè)試、培訓(xùn)和調(diào)試。

交付任何東西時(shí)，客戶都需要知道它是如何工作的。否則，就好比花錢買了一輛無法駕駛的車。作為其中的一部分，確保為客戶提供他們所需的一切：

● 項(xiàng)目交付成果的管理員級(jí)訪問權(quán)限
● 文檔和手冊(cè)
● 培訓(xùn)或培訓(xùn)材料
● 知識(shí)產(chǎn)權(quán)和其他資產(chǎn)
● 獲得所需的持續(xù)支持

5. 感謝所有參與人員并解散項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)

客戶滿意了，項(xiàng)目完成了，交接也完成了，項(xiàng)目文件也移交了，剩下的就是感謝大家并解散項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)了。

作為項(xiàng)目經(jīng)理，確保每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都知道他們的表現(xiàn)有多出色?？偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，記住記錄下希望在未來項(xiàng)目中實(shí)施的流程和工作流變更。

如果發(fā)現(xiàn)了一些有助于更高效完成未來工作的方法，可以將所學(xué)到的一切融入到未來的工作流程中。

現(xiàn)在，你可以將團(tuán)隊(duì)成員重新分配給其他項(xiàng)目、任務(wù)和客戶。

使用項(xiàng)目管理軟件簡化項(xiàng)目結(jié)束

為了讓團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都能更順利地完成這個(gè)過程，你需要系統(tǒng)軟件（如8Manage PM）來管理整個(gè)端到端的項(xiàng)目生命周期。借助8Manage PM，整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)都能按時(shí)完成任務(wù)并承擔(dān)責(zé)任。

8Manage PM是一款出色的端到端項(xiàng)目管理軟件，從項(xiàng)目立項(xiàng)到結(jié)束，它可以幫助你管理工作流程、處理任務(wù)活動(dòng)以及了解項(xiàng)目所有細(xì)節(jié)，使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)高效協(xié)作。

系統(tǒng)不僅有助于控制項(xiàng)目的生命周期，還有助于徹底結(jié)束項(xiàng)目。當(dāng)結(jié)束項(xiàng)目時(shí)，有很多事情需要跟蹤，8Manage PM可實(shí)現(xiàn)全過程實(shí)時(shí)審計(jì)跟蹤，不會(huì)讓你錯(cuò)過任何關(guān)鍵步驟或遺漏任何事情。

在結(jié)束階段，8Manage的自動(dòng)報(bào)告將發(fā)揮巨大作用。管理人員只需一鍵點(diǎn)擊即可創(chuàng)建報(bào)告。比如，工時(shí)表報(bào)告，你可以快速查看團(tuán)隊(duì)成員在項(xiàng)目生命周期中的工作時(shí)間。你還可以創(chuàng)建更多特定于利益相關(guān)者的報(bào)告，例如狀態(tài)報(bào)告、差異報(bào)告或項(xiàng)目計(jì)劃報(bào)告。這一切都在8Manage PM項(xiàng)目管理軟件中實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，幫助你更快地完成項(xiàng)目。

通過8Manage的匯總報(bào)告、實(shí)時(shí)儀表板和自動(dòng)化工作流程，報(bào)告關(guān)鍵指標(biāo)并實(shí)時(shí)了解工作情況，你的團(tuán)隊(duì)將始終保持聯(lián)系并了解最新項(xiàng)目情況。