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以“件”為單位進(jìn)行文書檔案整理，是為了適應(yīng)辦公自動(dòng)化環(huán)境下文件歸檔整理工作的需要。在我們使用萬(wàn)能檔案軟件的時(shí)候，如果某個(gè)“件”達(dá)到了幾百頁(yè)，一個(gè)檔案盒裝不下，錄入檔案數(shù)據(jù)時(shí)，盒號(hào)又只能打一個(gè)數(shù)字，這時(shí)候，如果想體現(xiàn)該件裝了N個(gè)盒，應(yīng)如何處理呢？

本文我們就結(jié)合檔案軟件的操作來討論一下這個(gè)問題，如果有不恰當(dāng)?shù)牡胤?，歡迎檔案界人士提出寶貴意見。

“件”，是自然形成的單份文件的計(jì)量單位，它有如下幾個(gè)特點(diǎn)：

1、它是基于某個(gè)事由自然形成的文件；

2、它的形式是單個(gè)獨(dú)立成冊(cè)，從實(shí)體上看是裝訂在一起，編輯目錄時(shí)體現(xiàn)的也是一條目錄；

3、它是文件歸檔時(shí)的基本保管單位；

4、每個(gè)件要逐頁(yè)編寫順序號(hào)（即頁(yè)號(hào)），歸檔文件自身已有頁(yè)碼的不再編號(hào)，自身無頁(yè)碼的要補(bǔ)編頁(yè)號(hào)。

以“件”為單位進(jìn)行文書檔案的整理是要遵循一定規(guī)則的，如正文與定稿為一件、原件與復(fù)制件為一件、正文與附件為一件等。有的檔案的“件”頁(yè)數(shù)很長(zhǎng)，達(dá)到了幾百頁(yè)，一個(gè)檔案盒裝不下，這時(shí)就要裝多個(gè)檔案盒，但是在錄入萬(wàn)能檔案軟件時(shí)犯了愁，“盒號(hào)”這個(gè)編輯框只能錄入9或者10這樣一個(gè)數(shù)字，如果是裝了兩個(gè)或三個(gè)檔案盒，想要錄入9-10、9-11，就無法錄入，此時(shí)如果再新增一條檔案記錄，系統(tǒng)又會(huì)提示件號(hào)重復(fù)，那怎么辦呢？

其實(shí)很簡(jiǎn)單，我們?cè)谲浖小昂刑?hào)”那里正常錄入一個(gè)檔案盒號(hào)，然后在備注欄里注明同時(shí)裝了其它盒，同時(shí)，在實(shí)體檔案盒上，我們也可以做好備注，以提醒檔案查找者要在多個(gè)檔案盒中查找這個(gè)檔案“件”。