工作也有節(jié)奏？是的。如果沒(méi)有個(gè)人的工作節(jié)奏，在工作中總是被中斷或者打擾，你每天的有效工作時(shí)間會(huì)被嚴(yán)重壓縮，最終導(dǎo)致你的項(xiàng)目任務(wù)無(wú)法及時(shí)完成。那么如何確定一個(gè)適合自己的工作節(jié)奏呢?大家可以參考一下華為的做法。

工作任務(wù)的落實(shí)要依循自己特有的韻律，有條不紊地開(kāi)展。如果在工作過(guò)程中受到外界的打擾，工作效率自然也會(huì)受到嚴(yán)重的影響。

日本專業(yè)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)指出:“人們一般每8分鐘會(huì)受到1次打擾，每小時(shí)大約7次，或者說(shuō)每天50～60次。平均每次打擾持續(xù)大約是5分鐘，總共每天大約4小時(shí)，也就是約占總工作時(shí)間的50%。其中80%(約3小時(shí))的打擾是沒(méi)有意義或者極少有價(jià)值的。同時(shí)，人被打擾后重拾原來(lái)的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時(shí)”根據(jù)以上的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以發(fā)現(xiàn)，每天因打擾而產(chǎn)生的時(shí)間損失約為5.5小時(shí)，按8小時(shí)工作制算，這占了工作時(shí)間的68.7%。

可見(jiàn)，打擾的確是時(shí)間的第一大盜，也是工作效率低下的重要原因。因此，項(xiàng)目經(jīng)理想要讓項(xiàng)目工作如期完成，有責(zé)任幫助項(xiàng)目成員掌握一些方法來(lái)保持比較和諧的工作韻律，減少外界的干擾。不過(guò)，項(xiàng)目經(jīng)理首先要讓項(xiàng)目成員確認(rèn)自己的工作是否有韻律感。

一、華為研發(fā)小組組長(zhǎng)的做法

下面，來(lái)看華為某研發(fā)小組組長(zhǎng)是如何確認(rèn)自己的工作韻律的。

項(xiàng)目組長(zhǎng)在時(shí)間安排表上加入了3列內(nèi)容，標(biāo)注自己未完成工作的原因是否是因?yàn)楸淮驍_。他通過(guò)對(duì)日常工作計(jì)劃落實(shí)情況的考核，明確自己在工作中被打擾的時(shí)間長(zhǎng)度和原因。

項(xiàng)目組長(zhǎng)找出最常被打擾的時(shí)間段，并回憶了當(dāng)時(shí)同事打擾他的理由。從表上來(lái)看，他在上午9時(shí)到10時(shí)之間被打擾的原因是任務(wù)咨詢，14時(shí)到15時(shí)30分之間被打擾的原因是請(qǐng)求幫助。由于被打擾，項(xiàng)目組長(zhǎng)全天都在緊鑼密鼓地工作，但完成任務(wù)的總時(shí)間仍然延長(zhǎng)了1小時(shí)20分鐘。

項(xiàng)目組長(zhǎng)以全天的工作計(jì)劃與實(shí)際完成時(shí)間為參照，比較全天被打擾的次數(shù)和每次被打擾的時(shí)間長(zhǎng)度。如果被打擾的次數(shù)超過(guò)6次或單次被打擾的時(shí)間超過(guò)20分鐘，工作進(jìn)度被延遲10%以上，即可判定工作韻律被打亂，根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，項(xiàng)目組長(zhǎng)判定自己工作缺少韻律感。

最后，項(xiàng)目組長(zhǎng)分析了工作韻律被破壞的原因：不喜歡得罪他人、喜歡參與每一件事、習(xí)慣于接受他人的咨詢、別人經(jīng)常來(lái)咨詢意見(jiàn)讓自己感到自己很重要、不善于結(jié)束他人的來(lái)訪、喜歡不斷地和他人交談，等等。

項(xiàng)目組長(zhǎng)經(jīng)過(guò)客觀分析，發(fā)現(xiàn)自己早已習(xí)慣于接受他人的咨詢并且在此過(guò)程中感受到了自己的重要性。而這個(gè)“習(xí)慣”卻消耗了大量時(shí)間，導(dǎo)致其部分工作計(jì)劃延遲甚至被取消。

因此，確認(rèn)自己的工作是否有韻律對(duì)建立和諧的工作韻律十分重要，雖然項(xiàng)目成員知道如何來(lái)確認(rèn)工作是否有韻律感，但是辦公室的打擾(電話、來(lái)訪、郵件等)不可避免。很多人意識(shí)到了這點(diǎn)，也想出了很多應(yīng)對(duì)打擾的方法，全面出擊、消極應(yīng)付或是視而不見(jiàn)。結(jié)果，全面出擊的人最終會(huì)變得疲勞不堪，消極應(yīng)對(duì)和視而不見(jiàn)的人最終會(huì)錯(cuò)失良機(jī)或是貽誤，那么，什么方法最可取呢？最有效的策略自然是根據(jù)自己的實(shí)際情況和預(yù)期目標(biāo)，形成更為和諧的工作韻律，并采取各種方法將被打擾的時(shí)間縮短，使其負(fù)面影響減至最少。

二、時(shí)間管理培訓(xùn)師的建議

華為在時(shí)間管理培訓(xùn)中指出：工作的持續(xù)開(kāi)展才能形成和諧的工作韻律，和諧的工作韻律使每天的工作任務(wù)可以完全遵照計(jì)劃來(lái)執(zhí)行，并在預(yù)期時(shí)間內(nèi)完成。為了形成和諧的工作韻律，培訓(xùn)師提出了以下方法。

同類工作任務(wù)固定時(shí)間完成

首先是將同一類工作任務(wù)安排在某個(gè)固定時(shí)間集中完成。如果A、B兩工作任務(wù)屬于同一類，則可以選在同一個(gè)時(shí)間段內(nèi)開(kāi)展。

華為員工會(huì)統(tǒng)計(jì)當(dāng)天的任務(wù)完成數(shù)據(jù)，對(duì)于A任務(wù)和B任務(wù)的數(shù)據(jù)可以同時(shí)加以統(tǒng)計(jì)，而這項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作可安排在每天工作結(jié)束前半小時(shí)內(nèi)進(jìn)行。

任務(wù)一但開(kāi)始，就不要輕易中斷

其次，培訓(xùn)師認(rèn)為，我們應(yīng)該在固定的時(shí)間內(nèi)開(kāi)展同類工作，只要員工開(kāi)始一項(xiàng)任務(wù)，就要持續(xù)進(jìn)行，不要中途停下來(lái)又去開(kāi)展另一項(xiàng)任務(wù)。

在華為，員工一旦接受了管理者下達(dá)的工作任務(wù)，就會(huì)一氣呵成地完成，而不會(huì)斷斷續(xù)續(xù)地開(kāi)展工作。很多員工下班之后仍在加班正是源自這種完成階段性工作的時(shí)間管理理念。

任務(wù)執(zhí)行前明確內(nèi)容和預(yù)期效果

另外，要想有節(jié)奏感地工作，就要在工作任務(wù)執(zhí)行前明確任務(wù)的內(nèi)容和預(yù)期達(dá)成的效果。在任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中走“直線”，可以減少不必要的工作步驟，直接進(jìn)行為達(dá)成任務(wù)目標(biāo)而操作的環(huán)節(jié)。而且，明確自己的工作任務(wù)才能保證工作方向的正確性，這也是提高時(shí)間利用率的最佳技巧之一。

找出和他人合作的工作任務(wù)

最后，要?jiǎng)澇雠c他人共同操作的時(shí)間。對(duì)于可能被人打擾的工作環(huán)節(jié)，提前劃出專門(mén)的時(shí)間，以確保其他工作任務(wù)在執(zhí)行過(guò)程中不會(huì)被迫中斷或延誤。如果某些工作環(huán)節(jié)中需要得到他人的協(xié)助才能完成，就要事前與對(duì)方確認(rèn)合適的時(shí)間段，以免打亂了他人的時(shí)間韻律。

不過(guò)，提高工作時(shí)間的利用率，不單要形成自己的工作韻律，而且要持續(xù)保持這種工作韻律，使之發(fā)展為一種長(zhǎng)期狀態(tài)。

三、另外的三種實(shí)用方法

在華為，我們看到：除了對(duì)工作任務(wù)的合理安排外，員工和管理者們還會(huì)采用以下3種方法來(lái)保持工作韻律。

公示個(gè)人忙碌時(shí)間，建立工作氛圍

首先，公示自己的忙碌時(shí)間，建立工作氛圍。具體地講，就是在工作過(guò)程中，找出自己最有效的、最為忙碌的工作時(shí)間段，并向他人聲明：在這個(gè)時(shí)間段，請(qǐng)勿打擾!如果有自己的秘書(shū)，可以由秘書(shū)告知來(lái)訪者:“在這個(gè)時(shí)間段里(除了**)，不接見(jiàn)任何人?！?/p>

在華為，雖然科研人員的工作環(huán)境已經(jīng)極為安靜，但是一些著力攻堅(jiān)的科研人員還是會(huì)在自己的辦公室門(mén)上懸掛一個(gè)標(biāo)識(shí)牌，表明其正在工作中以請(qǐng)他人不要打擾。

這種方法同時(shí)也告訴自己：在這段時(shí)間里，必須專心于計(jì)劃工作以內(nèi)的事務(wù)，不接受任何打擾。這樣一來(lái)，就建立起了良好的工作氛圍。

安排一段可以被打擾的時(shí)間

華為人在日常工作中并不是只著眼于保證自己工作任務(wù)完成，而忽視了團(tuán)隊(duì)合作。對(duì)于團(tuán)隊(duì)成員出現(xiàn)的難題，也適時(shí)地予以幫助。但是，他們又不會(huì)因此而打亂自己的工作節(jié)奏。所以，管理者或員工往往會(huì)安排一段可以被打擾的時(shí)間。如果自己是管理者，可以召集全體下屬開(kāi)會(huì)，告知什么時(shí)間自己可以被打擾：如果自己是普通員工，可以與其他同事協(xié)商，確定一個(gè)可以彼此打擾的時(shí)間段。

快速排除外來(lái)干擾

受干擾的時(shí)間越長(zhǎng)，對(duì)工作的影響越大。所以，一旦出現(xiàn)意料之外的干擾，要盡快排除。

項(xiàng)目經(jīng)理要盡量讓項(xiàng)目成員保持和諧的工作韻律，不要輕易地被外界干擾。只有這樣，項(xiàng)目成員才能在有效的時(shí)間里，保質(zhì)、保量地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。