機(jī)構(gòu)（問題）分類法也是現(xiàn)行機(jī)關(guān)常見的一種分類法。在檢索手段現(xiàn)代化的情況下，不宜也不必過多設(shè)置分類層次，一般2～3層即可制定分類方案。機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法不能同時采用，而應(yīng)根據(jù)機(jī)關(guān)歸檔文件的實際情況選擇其中一種。

1．機(jī)構(gòu)分類法。機(jī)構(gòu)分類法就是根據(jù)文件形成機(jī)構(gòu)、文件處理承辦機(jī)構(gòu)的不同，對歸檔文件進(jìn)行的分類。

采用機(jī)構(gòu)分類法，能最好地保持全宗內(nèi)文件在來源方面固有的聯(lián)系，客觀地反映立檔單位的歷史面貌；同時由于每個機(jī)構(gòu)都承擔(dān)某方面的職能和任務(wù)，按機(jī)構(gòu)分類在一定程度上集中反映了某一方面內(nèi)容的文件，便于按照一定的專題查找和利用檔案。特別是對于現(xiàn)行機(jī)關(guān)，在文件由各機(jī)構(gòu)分工整理的情況下，每個機(jī)構(gòu)向檔案室移交的檔案文件，就自然構(gòu)成一類，使全宗內(nèi)分類體系的設(shè)計大大簡化。

采用機(jī)構(gòu)分類法時，一般來說，有一個機(jī)構(gòu)就設(shè)置一個類。機(jī)構(gòu)名稱就是類名。各類的次序可按照本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的順序來排列。一般是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、綜合性機(jī)構(gòu)排在最前面，再依次排列各業(yè)務(wù)部門。例如先排辦公室，后排業(yè)務(wù)處（室）、后勤部門等。

采用機(jī)構(gòu)分類法，原則上以哪個機(jī)構(gòu)名義發(fā)布的文件就歸入哪個機(jī)構(gòu)的類中。但有三種特殊情況要注意：

（1）有些文件是由幾個機(jī)構(gòu)共同處理的，如何歸類則須視具體情況而定：有主辦者的一般歸入主辦機(jī)構(gòu)；業(yè)務(wù)部門起草、以機(jī)關(guān)或辦公廳（室）名義發(fā)出的，如果內(nèi)容屬該部門職責(zé)或業(yè)務(wù)，則應(yīng)歸入負(fù)責(zé)起草文件的機(jī)構(gòu)類中，否則歸入負(fù)責(zé)發(fā)文的綜合機(jī)構(gòu)類內(nèi)。

（2）機(jī)關(guān)單位內(nèi)設(shè)置的臨時機(jī)構(gòu)，應(yīng)和其他機(jī)構(gòu)一樣設(shè)類，形成的歸檔文件歸入該類保存。有的臨時機(jī)構(gòu)是與該立檔單位某一內(nèi)部機(jī)構(gòu)合署辦公，并以該機(jī)構(gòu)為常設(shè)機(jī)構(gòu)，那么形成的文件應(yīng)歸入該內(nèi)部機(jī)構(gòu)類中；如果臨時機(jī)構(gòu)涉及兩個以上的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，則應(yīng)根據(jù)其主要職能以及形成的文件內(nèi)容、數(shù)量多少等，由這些機(jī)構(gòu)協(xié)商后確定分類方法。

（3）在實際操作中，有些已實現(xiàn)辦公自動化的單位還按工作崗位分類，有多少個崗位就分為多少類，這是按機(jī)構(gòu)分類的細(xì)化，簡單易行，十分有效。

2．問題分類法。問題分類法就是按照文件內(nèi)容所說明的問題對歸檔文件分類。

采用問題分類法，可以避免或減少同類問題文件分散的現(xiàn)象，便于按專題查找和利用檔案。特別是由于設(shè)類可以不受內(nèi)部機(jī)構(gòu)的限制，能夠比較突出地反映一個機(jī)關(guān)職能活動的主要面貌。

在實際工作中，使用問題分類法的立檔單位，大多參照本單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的職能性質(zhì)來設(shè)置類別。例如，將黨委、工會、共青團(tuán)等機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件劃為“黨群類”，業(yè)務(wù)部門形成的歸檔文件劃為“業(yè)務(wù)類”，行政后勤部門形成的歸檔文件劃為“行政類”等。

問題分類法主觀性較強(qiáng)，應(yīng)慎重采用，特別是不要輕易打亂組織機(jī)構(gòu)而先按問題分類。同時，要注意按照機(jī)關(guān)單位的基本職能來設(shè)置類別，類目體系力求簡明，合乎邏輯。文件歸類應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個內(nèi)容的歸檔文件在去年放入哪類中，今年也應(yīng)歸入同一類中，不要根據(jù)一時的需要隨意更改，以免給將來的查找利用帶來不便。企業(yè)單位可參見《工業(yè)企業(yè)檔案分類表》，來確定類別。