江蘇環(huán)科院——項(xiàng)目管理讓一切都有序
江蘇省環(huán)境科學(xué)研究院成立于1985年，隸屬于江蘇省環(huán)境保護(hù)廳。經(jīng)過30多年的發(fā)展，已成為集環(huán)境科研、管理支撐、工程設(shè)計(jì)及技術(shù)咨詢于一體的綜合性環(huán)境科研機(jī)構(gòu)。是江蘇省唯一一所省級(jí)公益性、綜合性環(huán)境科研機(jī)構(gòu)，是環(huán)保部重點(diǎn)關(guān)注和支持的省級(jí)環(huán)科院所。
近年來，江蘇省環(huán)科院主持完成省級(jí)以上課題百余項(xiàng)，其中國家重大水專項(xiàng)、科技部和環(huán)保部課題20余項(xiàng)，各類規(guī)劃數(shù)百項(xiàng)，工程類項(xiàng)目300多項(xiàng)，清潔生產(chǎn)審核300多項(xiàng)，環(huán)保核查100多項(xiàng)，環(huán)境監(jiān)理80多項(xiàng)。
每年執(zhí)行的課題數(shù)量眾多，但院里也面臨著所有科研院所的無法擺脫的一些困境：
首先是科研項(xiàng)目數(shù)量眾多，項(xiàng)目涉及人員多，人員同時(shí)主導(dǎo)或參與的項(xiàng)目也多，項(xiàng)目進(jìn)展主要靠口頭匯報(bào)，導(dǎo)致項(xiàng)目時(shí)間節(jié)點(diǎn)難以把握，項(xiàng)目進(jìn)度難以控制。
運(yùn)用科研項(xiàng)目管理軟件后，所有項(xiàng)目的基本信息在立項(xiàng)時(shí)就已經(jīng)開始建立，項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人、參與人員都很清晰，項(xiàng)目計(jì)劃管理功能可以對(duì)項(xiàng)目任務(wù)進(jìn)行層層分解和跟蹤。軟件提供了易用的查詢功能，按項(xiàng)目類別或項(xiàng)目經(jīng)理，都可以方便地列出不同類別項(xiàng)下的所有項(xiàng)目或每個(gè)人涉及的所有項(xiàng)目，并能通過點(diǎn)擊項(xiàng)目名稱查看項(xiàng)目的費(fèi)用和進(jìn)度詳情，非常方便。
其次項(xiàng)目預(yù)算管理過程復(fù)雜，耗費(fèi)科研人員與財(cái)務(wù)人員極大精力。
每年的項(xiàng)目申報(bào)，需要做出每個(gè)項(xiàng)目的精確預(yù)算，費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，需要與預(yù)算額度進(jìn)行對(duì)比，防止超出預(yù)算，結(jié)題時(shí)，要把項(xiàng)目的每一筆支出與預(yù)算進(jìn)行核對(duì)。
傳統(tǒng)模式下，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與財(cái)務(wù)人員得分別通過EXCEL表去管理這些信息，萬一有一筆支出沒有及時(shí)登記，對(duì)帳就會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤，需要查找原始憑證就更加困難。
有了宇凡公司開發(fā)的科研項(xiàng)目管理軟件，強(qiáng)大的經(jīng)費(fèi)管理模塊在很好地解決了這個(gè)問題。每個(gè)項(xiàng)目都執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化的經(jīng)費(fèi)管理流程，對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目都有預(yù)算及預(yù)算變更的管理，所有的費(fèi)用支出與報(bào)銷都在系統(tǒng)中完成登記與審批，財(cái)務(wù)人員及管理人員和項(xiàng)目人員都能隨時(shí)按各自的權(quán)限查詢到每個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算和預(yù)算執(zhí)行情況。管理人員也能為每個(gè)項(xiàng)目設(shè)置控制策略，使超過預(yù)算的費(fèi)用根本沒有機(jī)會(huì)報(bào)帳，大大節(jié)約了財(cái)務(wù)人員和科研人員的時(shí)間。
最后，項(xiàng)目從申報(bào)到執(zhí)行過程乃至結(jié)果鑒定報(bào)獎(jiǎng)，種種文書工作非常繁瑣。科研人員平均在一個(gè)小項(xiàng)目上花費(fèi)的此類時(shí)間要一個(gè)月，大項(xiàng)目至少要兩個(gè)月甚至更多。而這些總結(jié)或報(bào)告以及其他項(xiàng)目資料，在結(jié)題后，以紙質(zhì)形式存檔起來，多數(shù)的命運(yùn)就是束之高閣，其他人想到查詢和利用，非常困難。
宇凡軟件的項(xiàng)目文檔管理模塊，可以按項(xiàng)目、按文檔類型分類保存每一次項(xiàng)目文檔。而通過分類檢索或全文查詢，這些文檔可以方便地被再次利用或借鑒，這使科研人員的文書工作和科研效率都得以提升。以前一個(gè)月才能完成的工作，現(xiàn)在一個(gè)星期就能搞定。
客戶：原來花一兩天才能統(tǒng)計(jì)清楚的項(xiàng)目費(fèi)用，現(xiàn)在只要三分鐘就能查詢出來，我們會(huì)計(jì)用上了宇凡軟件，不用加那么多的班了。
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