廣西農(nóng)科院——解決多院所科研經(jīng)費管理難題
廣西農(nóng)業(yè)科學(xué)院創(chuàng)建于1935年，是自治區(qū)人民政府直屬正廳級事業(yè)單位，擔(dān)負(fù)著全區(qū)農(nóng)業(yè)重大應(yīng)用研究和高新技術(shù)研究的任務(wù)。
全院共有職工近2000人，年到位科研經(jīng)費超億元。設(shè)有18個直屬研究所100個創(chuàng)新團(tuán)隊，共建有11個分院、35個試驗站。 建院以來，共獲得省部級以上科技成果獎420項，育成推廣農(nóng)作物新品種598個，成果轉(zhuǎn)化推廣有力地支撐了廣西農(nóng)業(yè)和農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
在新的歷史時期，廣西農(nóng)業(yè)科學(xué)院大力實施科技創(chuàng)新工程，加快推進(jìn)現(xiàn)代科研院所建設(shè)，在全面提升學(xué)術(shù)水平和影響力的同時，積極引進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，提升管理水平，致力于把農(nóng)科院建設(shè)成為具有熱帶、南亞熱帶現(xiàn)代農(nóng)業(yè)學(xué)科特色、引領(lǐng)全區(qū)乃至東盟現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技發(fā)展的農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新中心。
廣西農(nóng)科院在科研管理上面臨的問題主要是兩方面。
一方面是項目預(yù)算及經(jīng)費管理制度落地難的問題。作為國家事業(yè)單位，科研項目的經(jīng)費來源主要是財政資金，這也就是說對項目資金的管理要求相當(dāng)嚴(yán)格，為此院里也制定了一系列的科研經(jīng)費管理制度，但這些制度要想真正落實卻并不容易。
例如，雖然有明確的科研經(jīng)費報銷審批流程，但由于每天需要報銷的費用較多，依靠人工，財務(wù)審核人員只能審核一下票據(jù)本身的真假，無暇與項目預(yù)算一一核對。最后把關(guān)的院領(lǐng)導(dǎo)，更難以全面審核所有的單據(jù)，審批變成了一種形式，無法起到管控作用。
另一方面是眾多下屬院所的管理問題。農(nóng)科院下屬18個直屬研究所，每個所既要保證核算上的獨立性，而對外，又有數(shù)據(jù)匯總和報表合并的需求。這就是說普通的僅支持一個會計單位的管理軟件完全不能滿足。同時，農(nóng)科院各下屬研究所之間在一些大項目上又有協(xié)作關(guān)系，有時是一個大型項目承擔(dān)下來，幾個單位分別承擔(dān)一部分，這就要求一個項目既要能對上統(tǒng)一口徑，統(tǒng)一核算，對內(nèi)又能拆分管理?？刹鹂珊希瑢浖撵`活性要求相當(dāng)高。
南京宇凡企業(yè)管理技術(shù)有限公司開發(fā)的科研經(jīng)費管理軟件系統(tǒng)成功地解決了我們的難題。
對于我們院來說，宇凡軟件不但有針對科研院所的自動化辦公系統(tǒng)和人力資源系統(tǒng)，可以實現(xiàn)我們管理的系統(tǒng)要求，它最強(qiáng)大的功能還是科研經(jīng)費管理。宇凡的科研經(jīng)費管理從項目預(yù)算、項目執(zhí)行到項目結(jié)題驗收，實現(xiàn)了項目全生命周期管理。其特色包括：
一、 可以根據(jù)管理需要，設(shè)置靈活的預(yù)算控制策略。
系統(tǒng)提供了五種不同控制策略供選擇，從嚴(yán)格的絕對控制，到按比例控制，以及特定條件下的觸發(fā)控制。用戶可以分別按項目類型或?qū)唧w項目進(jìn)行控制策略的設(shè)定，非常靈活。
支持項目收入的分拆操作，可以分別按一定比例或按特定金額進(jìn)行分拆，從而使得不同的下級單位共同承擔(dān)一個課題時，費用的控制依然可以完美對接。
二、 數(shù)據(jù)的邏輯關(guān)系嚴(yán)謹(jǐn)，智能化程度高。
不同于一般的辦公軟件，宇凡的費用管控不僅是走流程審批而已，更重要的是建立了各項業(yè)務(wù)和各個數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，從而實現(xiàn)系統(tǒng)自動控制。
諸如：首先，費用預(yù)算科目與報銷和借支等科目數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)，對于每一個科研項目，能自動按預(yù)算科目列出累計預(yù)算，累計已發(fā)生費用，可支出金額，本次發(fā)生的金額等信息。以往的報銷與借支，無法控制，現(xiàn)在預(yù)算沒錢，不能報銷也不能借支，徹底控制了超出預(yù)算開支的問題。
其次報銷單與借款單打通，費用報銷時可自動對接沖銷借款單，系統(tǒng)自動進(jìn)行多退少補(bǔ)， 減輕了研究人員或財務(wù)人員人工查找與匹配的負(fù)擔(dān)。一張報銷單還可對應(yīng)多個借款單。
系統(tǒng)還支持現(xiàn)金、信用卡、公務(wù)卡等多種資金結(jié)算方式，借款與費用可以直接劃轉(zhuǎn)到公務(wù)卡，操作便捷。
三、 適用于集團(tuán)型用戶，可支持多單位核算和多種管控策略。
對于集團(tuán)型用戶，支持設(shè)置對子公司進(jìn)行強(qiáng)管控、弱管控、不控制等三種不同的管控模式。在強(qiáng)管控模式下，預(yù)算的分類標(biāo)準(zhǔn)完全由上級統(tǒng)一制定，下級只能引用，有利于全集團(tuán)統(tǒng)一核算標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)計分析。弱管控模式下，下級單位可以引用上級單位的分類標(biāo)準(zhǔn)，同時可對標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)化或追加科目，具備一定靈活度。不管控的模式下，下級單位則擁有完全的自主權(quán)。
四、 注重細(xì)節(jié)，使用方便。
軟件在設(shè)計時就嵌入了很多貼心功能，使用起來得心應(yīng)手。
例如：表單的每一行、每一列甚至于每一個單元格，都可以根據(jù)不同的條件設(shè)定不同的顯示顏色，從而使數(shù)據(jù)的狀態(tài)一目了然，實現(xiàn)可視化管理。比如，預(yù)算使用50%以下可以設(shè)定為綠色，為安全區(qū)域，預(yù)算使用在50%~80%之間為黃色，提醒注意，而預(yù)算使用超過80%時，則為紅色，意味著需要嚴(yán)格控制，謹(jǐn)防超支了。至于超過預(yù)算?那是不可能發(fā)生的，系統(tǒng)自動控制，鐵面無私，任何超過預(yù)算的開支都被直接攔截。
又如：在任何表單狀態(tài)下，點擊項目名稱，都可以進(jìn)入項目的詳情頁，對項目的全過程進(jìn)行查詢。在報表中，點擊相應(yīng)開支項目，也可以直接獲取到費用的原始憑證，方便對費用進(jìn)行審核。
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